Personaleregister

Det er i overensstemmelse med persondataloven, at virksomheder opretter et personaleregister indeholdende følgende oplysninger:

• Medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato samt nær familie
• Oplysninger om uddannelse, deltagelse i kurser
• Udtalelser, ansøgning, tidligere beskæftigelse
• Ansættelseskontrakt, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold
• Sygefravær/sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejde
• Oplysninger om løn og lønkonto, eventuel kørselsgodtgørelse, pensionsforhold og kildeskatteoplysninger.

Disse oplysninger kan normalt registreres uden indhentelse af samtykke hos de registrerede, forudsat at virksomhedens skal bruge oplysningerne.

Særligt vedrørende følsomme oplysninger 
Lovligheden af registrering må imidlertid baseres på, hvilken type oplysninger der er tale om. Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

Som eksempel på følsomme oplysninger kan nævnes helbredsforhold (ud over registrering af sygedage), alkoholmisbrug, oplysninger om strafbare forhold, medlemskab af fagforening, at en medarbejder er bortvist på grund af grov misligholdelse af ansættelsesforholdet og lign. En personlighedstest vil som regel også skulle betragtes som en følsom oplysning.
 
Der gælder dog visse undtagelser i forhold til behandling af følsomme oplysninger.

Eksempelvis er det ikke i strid med persondataloven at behandle helbredsoplysninger, såfremt virksomheden i medfør af lov om sygedagpenge har tegnet en forsikring mod kronisk sygdom for den enkelte ansatte.

Ligeledes har Datatilsynet givet tilladelse til, at virksomheder kan oprette et advarselsregister med henblik på at registrere tidligere ansatte, som er blevet bortvist. Årsagen til bortvisningen må dog ikke angives i registeret, ligesom registeret ikke må bruges til at udelukke de pågældende fra at blive ansat hos virksomheden på et senere tidspunkt.

Såfremt en virksomhed ønsker at oprette et advarselsregister, skal der forudgående ske anmeldelse til Datatilsynet. Læs mere om anmeldelse via linket i højre side.

Endelig kan der ske behandling af oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold, såfremt dette er nødvendigt for, at arbejdsgiveren kan opfylde sine arbejdsretlige forpligtelser. For eksempel vil det være lovligt at behandle oplysninger om, hvorvidt en ledende medarbejder er medlem af Ledernes Hovedorganisation.

Denne oplysning er nødvendig, for at arbejdsgiveren ved, om lederens ansættelsesforhold er omfattet af Lederaftalen mellem DA og LH, hvilket også skal fremgå af ansættelseskontrakten. Derimod vil det være i uoverensstemmelse med persondataloven, såfremt virksomheden generelt behandler oplysninger om medarbejderens fagforeningsmæssige tilhørsforhold, såsom medlemskab af HK.

Endelig kan følsomme oplysninger behandles, såfremt den ansatte har givet samtykke hertil. Der gælder som sådan ikke noget formkrav til et samtykke (for eksempel skriftlighed), men det er arbejdsgiverens ansvar at kunne dokumentere, at samtykke er givet. Endvidere skal der være et sagligt formål med at registrere oplysningen.