Kan vundne udbudskontrakter ændres?

Af Advokat Louise Høgh von der Heide

Helt indledningsvist kan man sige, at en aftale er en aftale, og den skal parterne følge. Hvis begge parter så er enige, så kan en aftale som udgangspunkt ændres efter parternes ønsker. Men sådan er det ikke, når det kommer til kontrakter, som har været i udbud.

Når en kontrakt har været udbud, kan alle elementer i den ikke bare ændres efterfølgende, heller ikke selvom både tilbudsgiver og ordregiver er enige om ændringerne. Det skyldes, at ændringer kan medføre, at kontrakten pludselig ser væsentlig anderledes ud, end den kontrakt der har været i udbud.

Er der hjemmel i aftalen til at ændre den?
Før man ændrer på en udbudt aftale skal man undersøge om den ændring, som man ønsker at fortage, har hjemmel i aftalen. Det vil sige, står der i aftalen at ændringen kan se. Det kunne eksempelvis være en prisreguleringsklausul. Som udgangspunkt kan man ikke ændre prisen, men hvis der er en klausul i aftalen som eksempelvis giver tilbudsgiver ret til at forhøje sin pris med ændringen i nettoprisindexet, så vil det udgøre en ændring i medfør af kontrakten, som det er tilladt at foretage.

Er der hjemmel i udbudsloven til at ændre aftalen?
Hvis der ikke er en ændringsklausul i aftalen, så gælder udbudslovens regler for ændringer. Her er den altovervejende hovedregel, at der ikke må ændres på grundlæggende elementer i en kontrakt. Hvis det sker, skal ordregiveren gennemføre en ny udbudsprocedure.

Det anses altid for at være en ændring af grundlæggende elementer, når:

1. ordregiveren indfører betingelser, som ville have givet adgang for andre ansøgere end de oprindelig udvalgte eller givet mulighed for at acceptere et andet tilbud end det oprindelig accepterede eller ville have tiltrukket yderligere deltagere i udbudsproceduren, 
2. kontraktens eller rammeaftalens økonomiske balance ændres til leverandørens fordel på en måde, som den oprindelige kontrakt eller rammeaftale ikke gav mulighed for, 
3. ændringen medfører en betydelig udvidelse af kontraktens eller rammeaftalens anvendelsesområde, eller
4. en ny leverandør erstatter den, som ordregiveren oprindelig havde tildelt kontrakten.

Modsat anses en ændring ikke som en ændring af grundlæggende elementer, når

1. behovet for ændringen ikke har kunnet forudses af en påpasselig ordregiver,
2. kontraktens overordnede karakter ikke ændres, og
3. værdien af ændringen ikke overstiger 50 pct. af værdien af den oprindelige kontrakt.

Alle tre betingelser skal være opfyldt.

Bagatelgrænse
Endelig gælder der en form for bagatelgrænse, hvorefter ændringer af en kontrakt eller rammeaftale ikke anses for at være ændringer af grundlæggende elementer, når værdien af ændringerne er lavere end:

1. Tærskelværdien for den pågældende kontrakt eller
2. 10 pct. af værdien af den oprindelige kontrakt, for så vidt angår tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, eller lavere end 15 pct. af værdien af den oprindelige kontrakt, for så vidt angår bygge- og anlægskontrakter.

Dog skal man fortsat være opmærksom på, at ændringerne ikke må ændre kontraktens eller rammeaftalens overordnede karakter.

Herudover gælder en række regler for ændringer som følge af supplerende arbejder/ydelser/leverancer og udskiftning af den oprindelige leverandør.

Yderligere hjælp
Reglerne om ændring af udbudte kontrakter fremgår af udbudslovens § 178-184. 

Som medlem af Dansk Erhverv er du også altid velkommen til at kontakte vores udbudsekspert, Louise Høgh von der heide, via nedenstående kontaktoplysninger.