Sådan klager du over et udbud

Hvordan klager man over et udbud?

Konkurrencen om offentlige opgaver kan være både hård og krævende for de virksomheder, der forsøger at vinde dem. Derfor kan frustrationen over at blive forbigået også være meget stor.

Måske sidder du tilbage med det indtryk, at et udbud, som din virksomhed har deltaget i, ikke er gennemført korrekt, eller at en af dine konkurrenter har fået en urimelig fordel undervejs. Måske overvejer du derfor at klage over udbuddet.

I Danmark er det muligt at klage over gennemførelsen af offentlige udbud til Klagenævnet for Udbud. Du kan også indbringe sagen direkte for de almindelige domstole, men langt de fleste vælger dog at klage til klagenævnet.

Klagenævnet for Udbud har kompetence til at behandle klager over overtrædelse af udbudslovens regler og principper. Klagenævnet kan derimod ikke forholde sig til tvister om forståelsen af den udbudte kontrakt, hvis det f.eks. på et senere tidspunkt viser sig, at ordregiveren og leverandøren ikke har forstået kontrakten på samme måde. I en sådan situation må parterne derfor indlede retssag, hvis de ikke kan blive enige om en mindelig løsning.

En klagesag behandles normalt på skriftligt grundlag og indledes ved, at klager indgiver et klageskrift til Klagenævnet for Udbud. Klagen kan indgives elektronisk via klagenævnets hjemmeside. I klagen skal det beskrives, hvad der klages over, samt hvilke regler eller principper ordregiveren i den forbindelse har overtrådt. Derudover stilles der en række form- og indholdsmæssige krav til klagen, som du kan læse mere herom på klagenævnets hjemmeside.

Klagenævnet foretager kun en bedømmelse af klagerens påstande og går således ikke udbudsmaterialet eller – processen igennem for øvrige fejl eller mangler.

Efter indgivelsen af klagen følger en udveksling af skriftlige indlæg mellem parterne i sagen, hvori sagen faktiske og juridiske omstændigheder drøftes. På baggrund af skriftudvekslingen træffer klagenævnet afgørelse i sagen.

Samlet set minder forberedelsen af en klagesag således meget om forberedelsen af almindelige, civile retssager. Af den grund er det typisk også advokater, der forbereder og fører klagesagerne.

Når klagenævnet har truffet sin afgørelse, kan denne indbringes for domstolene. Det skal ske senest 8 uger efter, at afgørelsen er meddelt sagens parter. Det betyder bl.a., at din modpart – selv om du vinder sagen i klagesagen – har mulighed for at anke sagen til de almindelige domstole.

Kan det betale sig at klage over et udbud?

Det kan være et vanskeligt spørgsmål at besvare, men det er alligevel det vigtigste spørgsmål at forholde sig til, inden der klages. I den forbindelse er der en række aspekter, som du bør forholde dig til.

Først og fremmest er det helt centralt at forholde sig meget præcist til, hvorfor du ønsker at klage, og hvad du i givet fald får ud af det. Selv om du måske har en klar fornemmelse af, at udbudslovens regler og principper er blevet tilsidesat, skal det også kunne bevises. Samtidig er der en række forhold – f.eks. den kvalitative bedømmelse af de indkomne tilbud – som der kun meget sjældent kommer noget ud af at klage over.  

Dertil kommer, at det ikke alene bør være juridiske betragtninger, der afgør, om der skal klages. Det fremtidige forhold til ordregiveren – der ofte vil blive belastet af en klagesag – bør ligeledes have stor betydning.

Derudover kan det være forbundet med betydelige omkostninger at klage over et udbud – typisk i form af advokatomkostninger og internt ressourceforbrug. Hvis din virksomhed ikke får medhold i klagen, vil der tilmed skulle betales en andel af modpartens sagsomkostninger. Det kan således vise sig at blive meget dyrt at klage over et udbud.

Som medlem af Dansk Erhverv kan du få konkret sparring på dine overvejelser om at klage over et udbud. Sammen kan vi sikre, at du har forholdt dig til alle relevante aspekter, inden du evt. beslutter at klage.

Klagefrister

I udbudssager gælder der en række frister for, hvornår en klage senest kan indbringes. Hvis der ikke klages inden for fristen, mistes retten til at klage. Af den grund er det meget vigtigt, at du er opmærksom på den relevante klagefrist.

Klagefristens længde afholder bl.a. af, hvilken udbuds- og kontraktform, som ordregiveren har gjort brug af. Hvis der f.eks. er tale om en klage over, at en kontrakt uberettiget er tildelt en konkurrerende virksomhed, vil klagefristen som udgangspunkt være 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse om tildelingen af kontrakten.

For rammeaftaler gælder der dog en særlig klagefrist på 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte virksomheder om tildelingen af rammeaftalen.

Hvis klagen drejer sig om ikke være blevet prækvalificeret til at deltage i et begrænset udbud, et udbud med forhandling samt et udbud efter proceduren konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskab er klagefristen dog kun 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har underrettet de berørte virksomheder om, hvilke virksomheder der er blevet udvalgt.

Hvis du klager indenfor den såkaldte standstillperiode – normalt 10 kalenderdage – får klagen opsættende virkning. Det betyder, at ordregiven ikke må underskrive kontrakten, før klagenævnet har haft mulighed for at se på sagen. Klagen har dog kun opsættende virkning, indtil klagenævnet har truffet afgørelse om, hvorvidt klagen skal tillægges opsættende virkning frem til sagens endelige afgørelse. Dette sker yderst sjældent og kun under særlige omstændigheder.

Du kan læse mere om klagefristerne i klagenævnslovens § 7.

Hvad koster det at klage?

Det er ikke gratis at klage over et udbud. Klageren skal ved klagens indgivelse indbetale et klagegebyr, der afhængigt af sagens karakter udgør enten 10.000 kr. eller 20.000 kr.

Derudover kommer de advokatomkostninger og interne omkostninger, der følger af at forberede og føre klagesagen. Hvis din virksomhed ikke får medhold i klagen, vil din virksomhed desuden også skulle betale en andel af modpartens advokatomkostninger.

Hvem kan klage?

Enhver virksomhed, der har retlig interesse, kan klage over et udbud. Det vil f.eks. gælde:

• Virksomheder, som har overvejet at give tilbud på en opgave, men som har undladt det f.eks. på grund af indholdet i udbudsbetingelserne.
• Virksomheder, som har anmodet om at blive prækvalificeret, men ikke er blevet det.
• Virksomheder, som har givet tilbud på en opgave, men ikke fået den.

Derudover er en række erhvervsorganisationer, som f.eks. Dansk Erhverv, klageberettigede, uanset om de har retlig interesse i udbuddet.

Hvor lang tid tager en klagesag?

I 2020 havde Klagenævnet for Udbud en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på lidt over 3 måneder, men sagsbehandlingstiden kan dog variere alt afhængigt af sagens karakter og kompleksitet.

Hvor stor er sandsynligheden for at vinde en klagesag?

Sandsynligheden for at vinde en klagesag afhænger naturligvis af omstændighederne i den konkrete sag, men klagenævnets overordnede afgørelsesmønster kan alligevel sige noget om dine chancer for at vinde en klagesag.

Af tabellen fremgår det, i hvor udstrækning klagenævnet har givet klager medhold eller delvist medhold i klagen. Som det fremgår af tabellen, sker det gennemgående oftest, at klageren ikke får medhold i sin klage.

Hvad kan din virksomhed gøre for at oplyse sagen nærmere?

Inden man vælger at klage over et udbud, er det vigtigt at sikre sig, at man har mest mulig viden om, hvordan udbuddet er blevet håndteret af ordregiveren.

En typisk måde at få mere viden om udbuddets forløb er at anmode om aktindsigt hos ordregiveren. Offentlige udbudsforretninger er underlagt reglerne om aktindsigt i henholdsvis forvaltnings- og offentlighedsloven på samme måde som andre offentlige anliggender. Som hovedregel vil aktindsigtsanmodninger på udbudsområdet blive behandlet efter reglerne i offentlighedsloven.

Gennem en aktindsigtsanmodning kan du få nærmere viden, om hvordan udbudsprocessen er forløbet, ligesom du også kan få indsigt i (visse dele af) dine konkurrenters tilbud.  Ordregiveren vil dog have mulighed for at undtage en række dokumenter og oplysninger – typisk af hensyn til ordregiverens egne interne arbejdsprocesser eller de øvrige tilbudsgiveres forretningsforhold mv.

På Dansk Erhvervs hjemmeside kan du finde nærmere vejledning om reglerne om aktindsigt, og hvordan du anmoder om aktindsigt.  

Kontakt Dansk Erhverv og få nærmere vejledning

Som medlem af Dansk Erhverv kan du få individuel og konkret rådgivning om, hvorvidt der er juridisk grundlag for at klage over et udbud, og om der er andre relevante forhold, som du bør inddrage i dine overvejelser, inden du klager.