Rammeaftaler forlænges i strid med reglerne

Af juridisk konsulent, Susanne Elisabeth Mogensen

Klagenævnet for Udbud afsagde kendelse den 27. september 2018 i en sag anlagt af Staples Denmark ApS mod henholdsvis Aalborg, Brønderslev og Læsø Kommune samt Nordjyllands Beredskab I/S og Nordjyllandsværket A/S.

Kommunen forlængede aftalen ud over de i rammeaftalen fastsatte optioner
Sagen startede i 2011, hvor Aalborg kommune gennemførte et offentligt udbud af en rammeaftale om levering af kontor- og skoleartikler. Rammeaftalen var opdelt i to delaftaler og løb over 2 år med mulighed for to forlængelser, hver af 12 måneders varighed. Kommunerne indgik aftalen med Lyreco Danmark A/S og valgte at udnytte begge forlængelsesoptioner, hvorefter rammeaftalen udløb i 2015. Herefter blev aftalen med Lyreco Danmark A/S forlænget yderligere to gange. Først med 12 måneder og herefter med 5 måneder, hvorefter den udløb med udgangen af januar 2017.

Mislykkede genudbud
I perioden 2015-2017 forsøgte kommunerne at udbyde rammeaftalen flere gange, men måtte annullere hver gang. Forud for annullationen af det sidste udbud havde kommunerne havde nået at tildele rammeaftalen til leverandøren, Staples Denmark ApS. Annullationen skete efter, at den hidtidige leverandør, Lyreco Danmark A/S, havde varslet en klagesag. Kommunerne begrundede annullationen med, at tildelingsmetoden havde vist sig uegnet. Herefter foretog kommunerne den fjerde forlængelse af rammeaftalen med Lyreco Danmark A/S, hvorefter Staples Denmark ApS klagede til Klagenævnet for Udbud.

Staples Denmark ApS påstod, at kommunerne ikke havde overholdt principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, jf. udbudslovens § 2, ved at annullere udbuddet uden et sagligt grundlag og med en mangelfuld begrundelse. Staples Denmark ApS påstod endvidere, at kontraktforlængelserne var foretaget i strid med udbudslovens § 2.

Klagenævnets afgørelse -annullation ok….
I forhold til påstanden om, at annullationen af udbuddet var usaglig og i strid med reglerne om ligebehandling og gennemsigtighed, jf. udbudslovens § 2, fik klager ikke medhold. Hertil udtalte klagenævnet blandt andet, at en annullation af udbud på baggrund af en varslet klagesag vil i sig selv ikke medføre usaglighed.

I forhold til udnyttelsen af to første forlængelsesoptioner af rammeaftalen fandt klagenævnet, at disse ikke medførte, at kontraktperioden strakte sig ud over den maksimale varighed af en rammeaftale på fire år. På den baggrund fandt Klagenævnet, at kommunerne havde overholdt deres udbudspligt frem til og med den 31. august 2015.

...Men en af de to forlængelser burde have været sendt i udbud
Derimod fandt klagenævnet, at den tredje forlængelse af rammeaftalen var udbudspligtig og der var derfor tale om en direkte tildeling i strid med udbudslovens § 2. Klagenævnet lagde herved vægt på, at værdien af forlængelsen på 12 måneder i sig selv oversteg tærskelværdien. Klagenævnet lagde i øvrigt stor vægt på, at vanskelighederne ved at få gennemført et nyt udbud ikke kunne føre til en anden vurdering. I forhold til den fjerde forlængelse fandt klagenævnet derimod ikke tilstrækkeligt grundlag for at anse denne for udbudspligtig.

I forbindelse med behandlingen af klagesagen blev der ikke fremlagt oplysninger om omfanget af de indkøb, der var foretaget på den eksisterende rammeaftale eller i forbindelse med forlængelserne. Det blev endvidere heller ikke oplyst om, hvorvidt kommunen havde foretaget en beregning af værdien af forlængelserne.

På den baggrund foretog klagenævnet et estimat af værdien af det første af de annullerede udbud, og lagde denne til grund i en beregning af kontraktværdien. Med udgangspunkt i denne værdi oversteg den tredje forlængelse på de 12 måneder tærskelværdierne og havde dermed været udbudspligtig. Den fjerde forlængelse på de 5 måneder oversteg derimod ikke tærskelværdierne, hvorfor denne forlængelse ikke blev anset for udbudspligtig. Af ukendt grund blev spørgsmålet, om de to forlængelser reelt kunne eller skulle ses i en sammenhæng, ikke behandlet i sagen.

I forhold til den tredje forlængelse blev kommunerne i stedet pålagt at betale en økonomisk sanktion på 50.000 kroner, idet forlængelsen allerede var udløbet (og derfor ikke kunne blive erklæret for uden virkning). Denne sanktion blev udmålt som en procentdel af værdien af den forlængelse, der var udbudspligtig.

Ordregiver skal sørge for at påbegynde genudbud i god tid
Kendelsen er i stort omfang er begrundet i sagens konkrete omstændigheder. Det er dog værd at bemærke sig, at kendelsen er et eksempel på, at der ikke bliver set med blide øjne på de tilfælde, hvor en ordregiver forlænger en eksisterende aftale trods der er igangsat et genudbud. En eventuel forlængelse må således ikke i sig selv overstige tærskelværdien. Lærepengene må være, at en ordregiver skal sørge for at påbegynde et genudbud tids nok til eventuelt også at håndtere uforudsete forhold i udbudsprocessen uden at have behov for at forlænge den eksisterende rammeaftale.

Herudover viser kendelsen ligeledes, at en annullation af et udbud typisk vil kunne henføres til en saglig begrundelse. Her er det værd at bemærke, at klagenævnet påpegede, at det ikke i sig selv er usagligt at annullere et udbud, fordi en forbigået tilbudsgiver har varslet en klagesag.

Læs hele kendelsen.