Skrappere krav for at sende breve med afleveringsattest

Hvorfor en afleveringsattest?
Med en afleveringsattest er det muligt at bevise, at et brev er kommet frem til modtageren inden en given frist.
Hvis du som arbejdsgiver fx skal opsige en medarbejder, vil opsigelsen først få virkning fra det tidspunkt, den er kommet frem til medarbejderen. Det er dig som arbejdsgiver der skal bevise, at en opsigelse er kommet frem til medarbejderen.

Når du sender et brev med afleveringsattest, modtager du en kvittering på, at brevet er afleveret på modtagerens adresse og på hvilket tidspunkt brevet er afleveret. På den måde kan du bevise, at en opsigelse er kommet frem til medarbejderen fx ved månedens udgang.

Ingen frankeringsaftale eller frankeringsmaskine
Har jeres virksomhed ikke en frankeringsaftale med PostNord eller en frankeringsmaskine, kan I ikke længere sende breve med afleveringsattest.

Hvis du som arbejdsgiver skal sikre, at en opsigelse er kommet frem fx inden en måneds udgang, kan du som alternativ:

• Aflevere opsigelsen personligt til medarbejderen og bede om en kvittering på modtagelsen.
• Sende opsigelsen med kurér eller bud og bede om dokumentation på, at brevet er lagt i medarbejderens postkasse.

Et rekommanderet brev er ikke tilstrækkeligt
Et rekommanderet brev har den afgørende ulempe, at hvis modtageren ikke er hjemme på det tidspunkt, hvor PostNord forsøger at aflevere brevet, så tager PostNord brevet med tilbage og lægger i stedet en seddel i modtagerens postkasse om, at de kan hente et rekommanderet brev på posthuset eller på et udleveringssted. I det tilfælde vil et brev ikke anses for at være kommet frem til modtageren. Først på det tidspunkt, hvor modtageren henter brevet, anses det for at være kommet frem.

E-mail, e-boks og anden elektronisk kommunikation
I mange virksomheder er det sædvanligt at sende dokumenter til medarbejderne via e-mail, e-boks eller gennem andre elektroniske kommunikationsformer. For eksempel kan en medarbejder få sendt ansættelseskontrakt, lønsedler, feriekort mv.

I de tilfælde, hvor det fremgår af medarbejderens ansættelseskontakt, at dokumenter kan sendes elektronisk, eller hvor fx e-mail eller e-boks er et sædvanligt kommunikationsmiddel, kan du sende en opsigelsen til medarbejderen elektronisk.

Det samme gælder, hvis en medarbejder er omfattet af en kollektiv overenskomst, der giver virksomheden ret til at sende dokumenter elektronisk til medarbejderen. Hovedparten af Dansk Erhvervs overenskomster indeholder en sådan mulighed.

Dansk Erhvervs standardkontrakter indeholder et vilkår om, at virksomheden kan sende lønsedler og andre meddelelser, fx en opsigelse til medarbejderen elektronisk. Find Dansk Erhvervs standardkontrakter her.