Det er for nemt at annullere offentlige udbud

Kommunerne kan i vidt omfang gøre, som det passer dem, når de sender offentlige opgaver i udbud. De kan rask væk annullere et udbud og hjemtage opgaven uden at have dokumentation for, om de for eksempel kan løse opgaven billigere eller bedre end private tilbudsgivere.

Det viser den kendelse, som Klagenævnet for Udbud for nylig kom med i den klagesag, som Dansk Erhverv rejste for klagenævnet i oktober sidste år.

Er der hold i kommunernes beregninger?
Dansk Erhverv havde klaget over annullationen af et udbud om driften af et hjælpemiddeldepot for kommunerne Holstebro, Lemvig og Struer. Tilbuddene ville ifølge udbudsmaterialet blive vægtet lige mellem pris og kvalitet. Da tilbudsfristen udløb, havde fire virksomheder givet tilbud på opgaven. Kort efter annullerede de tre kommuner udbuddet med den begrundelse, at tilbuddene ville forøge kommunernes omkostninger væsentligt. De tre kommuner ville i stedet selv drive hjælpemiddeldepotet fremover.

I forlængelse af annullationen undersøgte Dansk Erhverv, om der var hold i kommunernes beregninger. Derfor anmodede Dansk Erhverv flere gange om aktindsigt hos de tre kommuner for at få indblik i de beregninger, der lå til grund for annullationen. Dansk Erhverv gennemgik også den politiske behandling af sagen i de tre kommuner. Resultatet af undersøgelserne viste, at kommunerne ved at hjemtage opgaven ville få en merudgift på cirka 2,3 millioner kr. årligt. På den baggrund besluttede Dansk Erhverv at klage til Klagenævnet for Udbud.

Kommunerne ville undgå billigste tilbudsgiver
”Det var jo helt åbenlyst, at de tre kommuner havde truffet beslutningen om at annullere udbuddet på et usagligt grundlag. Kommunerne havde kun i meget begrænset omfang forholdt sig til de omkostninger, der ville være forbundet med selv at varetage opgaven. Samtidig kunne vi af korrespondancen omkring udbuddet se, at der hos ledende medarbejdere i kommunerne var et ønske om ikke at handle med den tilbudsgiver, der havde afgivet det billigste tilbud,” fortæller markedschef Morten Jung, Dansk Erhverv.

Bortset fra et enkelt punkt afviste Klagenævnet imidlertid, at de tre kommuner havde handlet usagligt. Baggrunden er navnlig, at kommunerne ad flere omgange under klagesagen fremlagde nye beregninger af deres forventede forbrug på den udbudte aftale, der med al tydelighed viste, at kommunerne havde skønnet den udbudte opgaves omfang helt forkert.

Skød helt forbi
”De skød over hundrede procent forbi det reelle behov. Det er simpelthen ikke i orden, at kommunerne kan regne så meget forkert, når de har årelang erfaring og data at støtte sig til. Medmindre formålet er at få hjemtagning af opgaven til at fremstå i et mere gunstigt økonomisk lys,” påpeger Morten Jung.

I sin afgørelse konkluderer Klagenævnet for Udbud da også følgende:
”De estimater, der var angivet i udbudsbetingelserne, og som dermed udgjorde oplysningen om udbuddets omfang, var generelt i så væsentlig grad fastsat for lavt, at det må anses for godtgjort, at de oplyste tal ikke kan have ligget inden for et muligt sagligt skøn.”

Beregningerne måtte trækkes ud af kommunerne
I den forbindelse kritiserer Morten Jung især, at det er Dansk Erhvervs opgave som klager at løfte bevisbyrden for, at kommunerne ikke havde styr på deres beregninger:

”Vi har under hele forløbet måttet trække beregningerne ud af kommunerne.Beregningerne blev i vidt omfang først fabrikeret i takt med, at vi bad om aktindsigt, og efter at vi havde indledt klagesagen. De beregninger burde kommunerne naturligvis have foretaget, inden opgaven blev bragt i udbud - og som minimum inden kommunerne besluttede sig for at annullere udbuddet. Det burde naturligvis have været kommunerne selv, der skulle redegøre for, at annullationen af udbuddet skete på et sagligt grundlag.”

Reglerne er for slappe
Til trods for resultatet vil Dansk Erhverv ikke bringe sagen videre til domstolene:
”Reglerne om annullation af udbud er simpelthen for slappe til, at vi vil gå videre ad den vej. Der er brug for klare og udtrykkelige regler, der sikrer, at annullationer skal ske på et sagligt grundlag, og at det er de offentlige myndigheder, der har bevisbyrden for, at annullationen er saglig. Det arbejder vi nu politisk på at få gennemført i forbindelse med den igangværende evaluering af udbudsloven,” understreger Morten Jung.

Det betyder dog ikke, at Dansk Erhverv har glemt den konkrete sag:
”Vi vil følge de tre kommuners varetagelse af hjælpemiddeldepotet tæt. Især vil vi holde et vågent øje med, om kommunerne vitterlig kan løse opgaven billigere selv. De kommer ikke til at slippe afsted med at bruge hjemtagningen af opgaven som påskud for at undgå en bestemt tilbudsgiver. Det ser jeg som min fornemste opgave,” fastslår Morten Jung.