Gruppesamtaler

Arbejdstilsynet har altid haft mulighed for at holde gruppesamtaler med de ansatte ved tilsyn af det psykiske arbejdsmiljø, men det har tidligere krævet ledelsens samtykke.

I juli 2018 blev reglerne ændret, således at Arbejdstilsynet kun kan holde gruppesamtaler, når det er arbejdsmiljøfagligt begrundet.

Hvis Arbejdstilsynet ønsker at anholde gruppesamtaler, skal tilsynet have en indikation af, at der er problemer med det psykiske arbejdsmiljø, og at problemerne bedre kan afdækkes via gruppesamtaler end ved brug af andre metoder, fx ved observationer, samtaler under rundgang i virksomheden, samtaler med enkeltpersoner eller spørgeskemaer. Indikationen skal være konkret begrundet, og den skal være saglig, faglig og fyldestgørende.

Rettigheder
Det er ikke muligt at forhindre Arbejdstilsynet i at gennemføre gruppesamtaler, hvis der foreligger den fornødne indikation, men arbejdsgiveren bestemmer selv, i hvilket omfang man ønsker at medvirke til at facilitere gennemførelsen af samtalerne.

Som arbejdsgiver skal du derfor tage stilling til, om du vil:

• Lade gruppesamtalerne foregå i arbejdstiden, herunder om det skal være med eller uden løn
• Stille lokaler til rådighed
• Organisere og tilrettelægge grupperne og tidsplanen.
• Arbejdstilsynet har ved anmodning om afholdelse af gruppesamtaler eller samtaler med enkeltpersoner ikke ret til at standse arbejdet/produktionen, medmindre arbejdsgiveren giver sit samtykke til dette.

Som arbejdsgiver har du som udgangspunkt ret til at deltage i gruppesamtalen, og Arbejdstilsynet må ikke pr. automatik kræve gruppesamtaler uden arbejdsgiverens tilstedeværelse. Arbejdsgiveren må også gerne deltage aktivt under gruppesamtalen og kan altså ikke pålægges en observatørrolle.

Arbejdstilsynet kan kun nægte en arbejdsgiver at deltage, hvis de vurderer, at formålet forspildes, fx hvis tilsynet vurderer, at de ansatte ikke tør stå frem, hvis arbejdsgiveren lytter med.
Hvis Arbejdstilsynet nægter dig at deltage, har du som arbejdsgiver ret til at få en begrundelse for, hvilke formål, der ifølge tilsynets vurdering risikerer at blive forspildt, hvis du deltager i samtalen.

Frivilligt for de ansatte at deltage
Det er frivilligt for de ansatte, om de ønsker at deltage i en gruppesamtale eller ej. Arbejdstilsynet kan derfor ikke pålægge de ansatte at deltage.

Begrundelsen for Arbejdstilsynets anmodning om at afholde gruppesamtaler
Arbejdstilsynet vil typisk anmode om at afholde gruppesamtaler med de ansatte, hvis tilsynet har modtaget en klage, eller hvis der i forbindelse med et risikobaseret tilsyn er observeret forhold ved det psykiske arbejdsmiljø, som tilsynet gerne vil afdække nærmere. Herudover kan anmodningen også opstå på baggrund af data fra skriftlige kilder, fx fra virksomhedens tilgængelige materiale i form af arbejdspladsvurdering, sygefraværsstatistik og trivselsundersøgelser eller arbejdsskadedata.

Indikationskravet vil kun være opfyldt, hvis Arbejdstilsynet har fået tilstrækkelige oplysninger om et konkret arbejdsmiljøforhold til, at det sagligt og fagligt kan begrunde en udvidet dataindsamling. Det kræver som udgangspunkt mere end en enkelt datakilde.

Arbejdstilsynets fremgangsmåde
I forbindelse med anmodningen vil Arbejdstilsynet beskrive, hvilke områder på virksomheden, de ønsker at tale med ansatte i samt et antal medarbejdere. Tilsynet vil ligeledes fremlægge et udkast til en plan for gennemførelsen af samtalerne – tid, antal og indledende/afsluttende møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdstilsynet vil opfordre til, at virksomheden selv spørger de ansatte, om de vil deltage, og om virksomheden ønsker at stille lokaler mv. til rådighed.

Arbejdstilsynet sender forud for samtalerne en beskrivelse af samtalens forløb, som de vil opfordre virksomheden til at videreformidle til de ansatte. Vær opmærksom på, at beskrivelsen ikke forefindes på andre sprog end dansk. Ved behov for information på andre sprog kontakt da Arbejdstilsynet og hør om mulighederne.

Har I spørgsmål, kan I kontakte Arbejdsmiljøafdelingen i Dansk Erhverv på tlf. nr. 3374 6000.