Fratrådt medarbejder havde ikke ret til indsigt i arbejdsmails

Det var ikke i strid med databeskyttelsesreglerne, at en arbejdsgiver nægtede at give en fratrådt medarbejder indsigt i vedkommendes arbejdsmails.

 

Hvad siger reglerne?

Det følger af databeskyttelsesforordningen, at en registreret person har ret til at få indsigt i de personoplysninger, den dataansvarlige behandler har om vedkommende, hvis den pågældende anmoder om det. I særlige tilfælde kan den dataansvarlige dog afvise en anmodning, hvis anmodningen er overdreven.

Sagen kort

Sagen handlede om en fratrådt medarbejder, som bad sin tidligere arbejdsgiver om at få indsigt i samtlige e-mails, som vedkommende var modtager eller afsender af, og alle interne e-mails, som omhandlede medarbejderen.

Den tidligere medarbejder fik indsigt i sine personaleakter, visse e-mails og andet materiale, der indeholdt oplysninger om medarbejderen, men arbejdsgiveren afviste at give indsigt i e-mails fra den tidligere medarbejders lukkede e-mailkonto. Arbejdsgiveren begrundede sit afslag med, at e-mails, som var sendt i forbindelse med udførelsen af medarbejderens arbejde, ikke i sig selv udgør personoplysninger.

I forbindelse med sit afslag gik arbejdsgiveren i dialog med medarbejderen og foreslog i den forbindelse andre løsninger. Medarbejderen ville dog ikke acceptere arbejdsgiverens afslag på indsigt i de arbejdsrelaterede e-mails og klagede derfor til Datatilsynet.

Datatilsynets afgørelse

Datatilsynet afgjorde, at arbejdsgiveren ikke havde været forpligtet til at give indsigt i de arbejdsrelaterede e-mails, og at der ikke var grundlag for at udtale kritik af arbejdsgiverens håndtering af indsigtsanmodningen.

Datatilsynet lagde i den forbindelse vægt på, at medarbejderen havde anmodet om indsigt i en ”betydelig mængde” oplysninger, da medarbejderen havde anmodet om indsigt i samtlige e-mails, som vedkommende var modtager eller afsender af.

Derudover fremhævede Datatilsynet, at formålet med oplysningerne først og fremmest var at beskrive den funktion, medarbejderen varetog under sin ansættelse. Datatilsynet lagde endvidere til grund, at de arbejdsrelaterede e-mails ikke i videre omfang handlede ”om” medarbejderen.

Endelig tillagde Datatilsynet det også vægt, at arbejdsgiveren havde givet medarbejderen indsigt i de øvrige personoplysninger, og at arbejdsgiveren var gået i dialog med medarbejderen om, hvordan de kunne imødekomme anmodningen på anden måde.

Dansk Erhverv bemærker

Datatilsynets afgørelse viser, at e-mails, som en medarbejder har sendt og modtaget som led i sit arbejde, som udgangspunkt ikke omfattes af indsigtsretten.

Hvis de arbejdsrelaterede e-mails imidlertid indeholder oplysninger, der siger noget ”om” medarbejderens person, vil medarbejderen efter omstændighederne kunne kræve indsigt i disse oplysninger.

Derudover viser afgørelsen, at mængden af oplysninger, der søges indsigt i, også indgår som et moment i vurderingen af arbejdsgiverens pligt til at efterkomme en indsigtsanmodning. Det kan i den forbindelse have betydning i hvilket omfang, arbejdsgiveren har udvist imødekommenhed over for medarbejderen.