Drømmer du om at vinde et offentligt udbud og blive leverandør til det offentligt, så spids ører. For her giver Signe Lynggaard Madsen, der er direktør i SKI – Staten og Kommunernes Indkøbsservice, sine 3 bedste råd til virksomheder, der ønsker at sælge til det offentlige. 

Af: Søren Willemoes

It-systemer til administration. Fødevarer til plejehjem. Rengøring af skoler. Legetøj til daginstitutioner. Kontorartikler til arbejdspladser.  

Drømmer din virksomhed om at blive leverandør til stat, regioner eller kommuner? Så er det nu, du skal spidse ører. For det offentlige indkøber hvert år for cirka 424 milliarder kroner fra danske virksomheder. 18 milliarder går gennem Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), som driver omkring 50 aftaler på vegne af det offentlige.  

Men for mange - især mindre virksomheder – kan det virke komplekst og svært at vinde et offentligt udbud, fortæller Morten Jung, branchedirektør for offentlig-privat-samarbejde i Dansk Erhverv.  

“En af de helt store udfordringer for SMV’erne er, at udbuddene er store og ofte sætter krav, som det er svært for SMV’erne at indfri. Derfor er det afgørende at kende spillereglerne og de indgange, der faktisk findes,” siger han.  

For det ér muligt for både små og store virksomheder at vinde et offentligt udbud. Det fortæller Signe Lynggaard Madsen, der er direktør i SKI. Faktisk er cirka syv ud af ti virksomheder på SKI’s rammeaftaler mindre virksomheder med færre end 50 ansatte. 

”Offentlige udbud er åbne for både små og store virksomheder. Men for at vinde skal din virksomhed kende de rammer og indgange, der findes. Da vores opgave i SKI er at skabe konkurrence, så den offentlige sektor får gode løsninger til attraktive vilkår og priser, vil vi gerne gøre vores til, at virksomhederne finder vej og forstår, hvilke muligheder de har,” siger hun. 

Med det udgangspunkt peger hun her på tre råd, som din virksomhed – uanset størrelse - kan bruge, hvis den ønsker at blive leverandører til det offentlige. 

1. Forbered dig
Mit bedste råd er at følge med på vores hjemmeside. Her offentliggør vi vores udbudsplaner flere år frem, så virksomheder kan se, hvilke aftaleområder der sendes i udbud og hvornår.  Hvis du følger med her, kan du forberede dig i god tid og vurdere, om der er noget, du skal nå at justere, før du kan byde ind. Det kan for eksempel være kompetencer, kapacitet eller behovet for at indgå partnerskaber.  

Det er også afgørende at bruge SKI’s markedsdialog og tekniske høringer aktivt. Det er møder og mere formelle høringer, som vi afholder, før et udbud bliver sendt i luften. Her kan virksomheder give input til krav, standarder og udviklingen i markedet. Og de kan pege på krav, der er svære at opfylde, gøre opmærksom på nye løsninger eller forklare, hvad der er realistisk i praksis.  

Det er et vigtigt tidspunkt, for når først udbuddet er sendt i luften, er vores muligheder for dialog nemlig meget begrænsede, og vi må ikke ændre på kravene.  

Det kan i øvrigt oplyses, at alle offentlige myndigheder skal offentliggøre deres udbud i den såkaldte TED-database. Der findes flere tjenester, man kan abonnere på, så man nemmere kan følge med inden for de områder, som er interessante for ens forretning. 

2. Spil efter reglerne
Det lyder måske banalt, men det sker oftere, end man skulle tro, at vi må afvise tilbud, fordi tilbuddet ikke lever op til kravene – selvom de er gode, og produkterne eller løsningerne er relevante. Det kan for eksempel være manglende dokumentation, forkerte svar på enkelte krav og varelinjer, eller at virksomheden ikke lever op til et mindstekrav, der er klart beskrevet i materialet. 

Mit råd er derfor helt enkelt: Læs materialet grundigt og svar præcist på det, der bliver spurgt om. Når vi beder om A, skal man svare A. Ikke noget, der minder om A, og ikke noget, man håber, vi kan tolke os frem til. Offentlige udbud er underlagt et regelsæt, og vi kan desværre ikke se bort fra kravene – uanset hvor god løsningen er. 

Hvis der er krav, som opleves som uhensigtsmæssige eller konkurrencebegrænsende, så brug spørgsmål-og-svar-kanalen. Det er en officiel del af selve udbudsprocessen og bliver læst, og den offentlige ordregiver skal svare på spørgsmålet. Det er dog vigtigt at hjælpe ordregiveren med at give et så klart et svar som mulig. Et godt spørgsmål forklarer konkret, hvad problemet er, hvorfor det er et problem for virksomheden – og hvordan kravet eventuelt kan justeres, så flere kan byde ind. 

Og så skal virksomhederne heller ikke undervurdere det praktiske i forhold til afgive tilbud: Giv dig selv god tid til den digitale aflevering, så teknik, filformater og signatur ikke bliver det, der spænder ben til sidst. 

3. Du behøver ikke være stor eller kunne alt
Mange små virksomheder oplever, at offentlige kontrakter primært er for de store virksomheder. Det billede deler jeg ikke. I 2024 var der i alt 1.337 leverandører på SKI’s aftaler, og af dem havde omkring 70 procent færre end 50 ansatte. 

Det skyldes blandt andet de dynamiske indkøbssystemer, vi har indført. I modsætning til traditionelle rammeaftaler, hvor leverandørerne bliver udvalgt én gang for en periode på som regel fire år, kan virksomhederne blive godkendt løbende – også efter aftalen er startet. Det fungerer lidt som en markedsplads, hvor offentlige myndigheder kan lægge en opgave ud, og så kan de godkendte virksomheder byde ind. Det betyder, at virksomhederne ikke behøver kunne levere det hele, men kan byde ind med det, de er bedst til. Vi har dynamiske indkøbssystemer på flere områder allerede, og det fungerer så godt, at vi vil indføre det på endnu flere områder. 

Det giver også rigtig god mening at tænke i partnerskaber, konsortier eller underleverandørroller i forhold til rammeaftaler eller større kontrakter. Du behøver ikke kunne det hele, du kan sagtens gå sammen med andre og dermed løse behovet.