Reglerne for hvordan arbejdsmiljøarbejdet konkret organiseres er fleksible inden for rammerne defineret af nærhedsprincippet.

Det er et krav, at arbejdsgiveren skriftligt kan dokumentere over for Arbejdstilsynet, at nærhedsprincippet er iagttaget ved etableringen af arbejdsmiljøorganisationen eller ved større væsentlige ændringer i virksomheden. Dette kan for eksempel ske ved, at arbejdsgiveren eller arbejdsmiljøorganisationen udfærdiger et dokument, hvori virksomheden erklærer, at man har iagttaget nærhedsprincippet. Nedenstående fremgår et eksempel på en skriftlig dokumentation for nærhedsprincippet.