Juridisk brevkasse: Hvordan sikrer vi os mod projektændringer i kontrakten?

I rådgiverbranchens brevkasse svarer Dansk Erhvervs jurister på aktuelle spørgsmål fra medlemmer. I dag kan du læse om projektændringer og aftaler.

I rådgiverbranchens brevkasse besvarer Dansk Erhvervs jurister et aktuelt juridisk spørgsmål. Bemærk, at alle svar gives på generel og overordnet basis, og derfor ikke kan erstatte konkret juridisk rådgivning. Dansk Erhverv kan ikke gøres ansvarlig for indholdet i et svar.

Hej brevkasse

Som rådgivningsvirksomhed har vi sommertider oplevet, at et projekt for en kunde ændrede sig under samarbejdet, og at vi derfor endte med at levere langt mere, end vi oprindeligt havde aftalt – men uden ekstra betaling. Hvordan kan vi beskytte os mod den slags fremover?

Med venlig hilsen
Anders

--------------------------------------------------------------------------------------

Kære Anders

Tak for dit spørgsmål, som berører en række vigtige problemstillinger. For hvordan sikrer man, at kontrakterne dækker ændringer i opgavens omfang, og hvordan undgår man konflikter omkring betaling og leverancer?

I Danmark har vi aftalefrihed, og det er eksempelvis ikke (nødvendigvis) et krav, at man indgår en skriftlig aftale med sin kunde, ligesom mundtlige aftaler jo i øvrigt også er bindende. Alligevel kan det give rigtig god mening at indgå en skriftlig kontrakt med sin kunde. Det giver en naturlig forventningsafstemning, og kan i mange tilfælde afklare de uenigheder, som potentielt senere kan opstå mellem parterne. Det korte svar er derfor, at der er nogle almindelige og generelle overvejelser, som man som virksomhed bør gøre sig, for at sikre sig selv og sine rettigheder.

En klar beskrivelse af leverancen til kunden, og en klar beskrivelse af ændringsmulighederne
En kontrakt bør altid indeholde en klar og præcis beskrivelse af den ydelse og leverance, som skal leveres til kunden. Kontrakten bliver dermed en slags manual, som klart og tydeligt redegør for faktummet i parternes samarbejde, og som nærmere beskriver, hvad kunden kan forvente at modtage fra rådgiveren, og ud fra hvilken tidsplan. En sådan beskrivelse af ydelsen kan samtidigt også regulere om rådgiveren skal levere et nærmere defineret resultat som konkret efterspørges af kunden, eller om rådgiveren snarere skal levere en indsats, fx løbende at levere ad hoc rådgivning til kunden. Den nærmere proces for hvordan betalingen udregnes bør også reguleres; skal man aftale sig til en fast, fikseret pris for ydelsen, eller skal man aftale en betaling baseret på timeantallet/tidsforbruget (medgået tid)?

Rådgiveren vil herefter kunne henvise til, at levering herudover vil kræve merbetaling, men man bør i sagens natur også overveje at regulere de tilfælde, hvor kunden kan have ændringer til leverancen – eksempelvis fordi kundens behov har ændret sig under aftalens varighed. Kontrakter er sådan set bindende, og med forbehold for særlige branchestandarder vil det almindelige udgangspunkt være, at ændringer til leverancen vil kræve hjemmel i aftalen – dvs., at kontrakten nærmere skal regulere betingelserne for ændringer, før kunden faktisk kan kræve ændringer.

Som rådgiver kan det dog være svært at sige nej til ændringsanmodninger fra en god kunde, og det er derfor ofte ganske fordelagtigt at man på forhånd har fastslået processen for ændringer; eksempelvis, at man på forhånd har forsøgt at beskrive rammerne for eventuelle ændringer, fx, at ændringer konkret skal aftales skriftligt mellem parterne (og dermed kræver accept fra rådgiveren), og at tillægsydelser i forlængelse af ændringerne faktureres efter en nærmere specificeret (time)pris. Man kan også nedskrive principper for ændringsanmodninger i kontrakten, hvor kunden under samarbejdet har lov til at fremføre ændringsønsker, og hvor rådgiveren herefter fremsender et skriftligt tilbud om levering ud fra den ønskede ændring, herunder pris og tidsplan med henblik på godkendelse. Fremgangsmåden vil ofte være branchespecifik.

Har man mellem to virksomheder ikke aftalt en pris, vil man ofte skulle fortolke de nærmere omstændigheder for bl.a. samarbejdet, leveringen, aftaleindgåelsen og branchesædvaner, og det er eksempelvis et almindeligt obligationsretligt princip, at sælger bestemmer prisen, så længe denne ikke er urimelig. Der kan dog modsat opstå den situation, at man over for kunden er kommet til at indikere, at ændringerne var uproblematiske og i øvrigt inkluderet i den aftalte pris. Ligeledes kan der opstå den situation, hvor man juridisk set har ret, men hvor kunden er utilfreds – og så kan selv en sejr blive dyr.

Det er således den konkrete anbefaling, at man på bedste vis sørger for at regulere samarbejdet på bedst mulig vis, og at man på forhånd har gjort sig overvejelser om den konkrete ydelse og processen for eventuelle ændringer fra kunden, og betalingen i forbindelse hermed.