Lydoptagelser i butikker: Sådan overholder du reglerne og beskytter dine ansatte

Dansk Erhverv har – i samarbejde med Justitsministeriet og De Samvirkende Købmænd – udarbejdet en ny vejledning, der giver dig overblik over regler, ansvar og faldgruber. Læs med og bliv klogere på, hvordan du som butiksindehaver anvender lydoptagelser lovligt og forsvarligt til forebyggelse og opklaring af kriminalitet.

Dansk Erhverv har i samarbejde med Justitsministeriet og De Samvirkende Købmænd udarbejdet et overblik over mulighederne for at foretage lydoptagelser til kriminalitetsforebyggelse og lignende, herunder i forbindelse med tv-overvågning. Overblikket skal hjælpe butiksejere med at forstå, hvilke overvejelser de skal gøre sig ved brug af lydoptagelser – herunder vedrørende opbevaring, sletning og videregivelse.

Trusler og chikane mod butiksansatte er ofte både vanskelige at forebygge og svære at dokumentere. Derfor har Dansk Erhverv i flere år arbejdet målrettet for at gøre det muligt at anvende lydoptagelser i butikker. Lydoptagelser kan nemlig være et effektivt redskab til både forebyggelse og opklaring af kriminalitet. Det er dog vigtigt, at du som butiksejer er opmærksom på de gældende regler, særligt da lydoptagelser kan indeholde personoplysninger.

Dette skal du overveje, før du går i gang med at foretage lydoptagelser:

• Trin 1: Er det sagligt, relevant og nødvendigt?
  Som butiksejer skal du først vurdere, om der er en saglig, relevant og nødvendig grund til at foretage lydoptagelser, og om formålet eventuelt kan opnås på en mindre indgribende måde.
  
  
• Trin 2: Hvad er lovgrundlaget?
  Dernæst skal du sikre dig, at der er et gyldigt lovgrundlag (og dermed et sagligt formål) for at gennemføre lydoptagelser i butikken.
  
  
• Trin 3: Opsæt skiltning
  Hvis du vurderer, at lydoptagelser er saglige, relevante og nødvendige, skal du sørge for tydelig skiltning, så det er klart for både kunder og ansatte, at der foretages lydoptagelser.
  
  
• Trin 4: Information af ansatte
  Ud over skiltning har du som arbejdsgiver ansvar for at informere dine ansatte klart og præcist om, at der foretages lydoptagelser, hvorfor det sker, og hvordan optagelserne vil blive anvendt.
  
  
• Trin 5: Risikovurdering
  Inden lydoptagelser igangsættes, skal du foretage en risikovurdering for at sikre, at de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder er tilstrækkeligt beskyttet. Det indebærer at identificere mulige risici og træffe de nødvendige forholdsregler.

Håndter lydoptagelserne korrekt
Når du som butiksindehaver har fastlagt et sagligt formål for lydoptagelser, vurderet nødvendigheden og opsat skiltning samt informeret dine ansatte, skal du sikre korrekt håndtering af optagelserne:

1. Beskyt lydoptagelserne, så personoplysninger håndteres forsvarligt – f.eks. ved at begrænse adgangen og etablere sikkerhedsforanstaltninger som adgangskodebeskyttelse.
   
   
2. Slet lydoptagelserne, når de overskrider den fastsatte opbevaringsperiode. Ifølge tv-overvågningsloven skal billed- og lydoptagelser til kriminalitetsforebyggelse som hovedregel slettes senest 30 dage efter optagelse, eller tidligere, hvis butikken ikke har et reelt behov for opbevaring i hele perioden.

Det er derfor vigtigt, at du som butiksindehaver holder dig opdateret på reglerne for korrekt håndtering – både af hensyn til forretningen og dine ansatte.

Når lydoptagelser skal anvendes og videregives
Du må kun videregive lydoptagelser i følgende tilfælde:

Ved samtykke: Alle personer på optagelsen skal give frivilligt og specifikt samtykke. Hvis det ikke er muligt, skal optagelsen enten anonymiseres eller begrænses til dem, der har givet samtykke.

Ved lovkrav: F.eks. hvis Datatilsynet kræver indsigt under databeskyttelsesloven.

Til politiet: Ved opklaring af kriminalitet.

Læs hele vejledningen fra Justitsministeriet og få mere indsigt i, hvad du som butiksindehaver skal være opmærksom på i forbindelse med lydoptagelser