Har mine konkurrenter virkelig krav på at se mine tilbud til offentlige kunder?

Spørgsmålet opstår hyppigt, når der efter gennemførelsen af et udbud bliver begæret aktindsigt i de indkomne tilbud og i den offentlige myndigheds dokumenter fra udbudsprocessen. Her får du svaret – og til vores to seminarer bliver du endnu klogere.

Hvem finder på at anmode om aktindsigt – og hvorfor?
Der kan være flere motiver til at benytte adgangen til aktindsigt i udbudssager. Hvis man som tilbudsgiver ikke har fået kontrakten, kan aktindsigten være et redskab til at undersøge, om kontrakten er tildelt den rette tilbudsgiver. Aktindsigten kan også være et redskab for tilbudsgivere til at optimere egne tilbud fremover ved at sammenligne med andre tilbudsgiveres tilbud. Muligheden for aktindsigt er altså lidt af et tveægget sværd: Man kan have en stærk interesse i at kigge både den offentlige ordregiver og sine konkurrenter over skulderen, men må leve med også selv at være genstand for konkurrenternes videbegær.

Er der da ikke fortrolighed i udbudssager?
Jo, som udgangspunkt, men det fremgår af udbudslovens § 5, stk. 1, at en ordregiver – medmindre andet følger af lovgivningen – ikke må udlevere fortrolige oplysninger, som en tilbudsgiver har afgivet i forbindelse med en udbuds­procedure.

Det er imidlertid en hovedregel med meget stærke modifikationer. Udbudssager er nemlig underlagt den almindelige regel i offentlighedslovens § 7 om dokumentaktindsigt, altså aktindsigt i alle den offentlige myndigheds dokumenter. Det betyder, at der også som udgangspunkt skal gives aktindsigt i alle den offentlige ordregivers dokumenter i udbudssagen og dermed også i alle de indkomne tilbud.

Offentlighedslovens § 7 giver “enhver” ret til aktindsigt. Det betyder, at alle – uanset om man har en særlig interesse i udbudssagen eller ej – kan få aktindsigt i udbudssagens dokumenter, hvis ordregiveren er omfattet af offentlighedsloven. Kommunerne, regionerne, staten og hovedparten af de offentligt ejede selskaber er omfattet af offentlighedsloven.

Men hvad så med mine forretningshemmeligheder, key selling points og prislister?
Der er undtagelser fra den vidtgående adgang til aktindsigt. Navnlig reglen i offentlighedslovens § 30, nr. 2, giver den offentlige ordregiver adgang til efter en konkret vurdering at undtage bestemte oplysninger fra udbudssagen, herunder oplysninger i tilbudsgivernes dokumenter, fra aktindsigten. Rækkevidden af denne bestemmelse i forhold til forretningshemmeligheder mv. er nærmere fastlagt i Klagenævnet for Udbuds praksis. Denne praksis vil vi dykke ned i på seminarerne i Aarhus og København.

Har jeg slet ikke nogen mulighed for at påvirke den offentlige ordregivers afgørelse vedrørende aktindsigt i mit tilbud?
Når der søges om aktindsigt hos en offentlig ordregiver, er det ordregiveren, der træffer afgørelse om, hvilke oplysninger i tilbuddet der eventuelt skal undtages fra aktindsigt. Det er altså ikke den enkelte tilbudsgiver, der har indsendt et tilbud, som bestemmer, hvad der skal undtages fra aktindsigt.

Det følger imidlertid af god forvaltningsskik, at den offentlige ordregiver skal give den, som oplysningerne i dokumentet omhandler (tilbudsgiveren), mulighed for at komme med bemærkninger til anmodningen om aktindsigt, før ordregiveren træffer beslutning om aktindsigt i oplysninger af forretningsmæssig betydning.

Den offentlige ordregiver skal altså i en partshøring give tilbudsgiveren mulighed for at konkretisere, hvilke oplysninger tilbudsgiveren mener opfylder betingelserne for undtagelse fra aktindsigt, herunder hvilke konkrete skadevirkninger det vil medføre, hvis ordregiveren giver aktindsigt i oplysningerne.

Hvis man som tilbudsgiver ønsker konkrete oplysninger fra sit tilbud undtaget fra aktindsigt, er det derfor meget vigtigt, at man som tilbudsgiver i sit høringssvar redegør præcist og velbegrundet for, hvilke oplysninger i tilbuddet man ikke ønsker udleveret.

På seminarerne i Aarhus og København ser vi nærmere på, hvordan man mest hensigtsmæssigt agerer over for den offentlige ordregiver, hvad enten man er den, der anmoder om aktindsigt, eller man er den tilbudsgiver, hvis tilbud anmodningen angår.

Vi ser også nærmere på, hvordan man kan klage over ordregivernes afgørelser om aktindsigt.