e-Boks og anden elektronisk kommunikation til medarbejderen

Sagen kort
Sagen handler om en sygemeldt funktionær, der to gange blev indkaldt til en sygefraværssamtale via e-Boks. Det var aftalt i medarbejderens ansættelseskontrakt, at alle dokumenter fra arbejdsgiveren til medarbejderen blev sendt via e-Boks.

Medarbejderen reagerede ikke på indkaldelserne. Arbejdsgiveren stoppede herefter lønudbetalingen og advarede medarbejderen om, at hvis denne ikke reagerede inden fem dage, ville medarbejderen blive bortvist. Denne advarsel blev også sendt til medarbejderens e-Boks.

Da medarbejderen fortsat ikke reagerede, blev han bortvist.

Parternes synspunkter 
Medarbejderens fagforening hævdede, at det var for uoverskueligt for medarbejderen at tjekke sin e-Boks, da sygemeldingen skyldtes en depression, og at arbejdsgiveren burde havde indset det. Under sagen blev der fremlagt en lægeerklæring, hvor det fremgik, at det ikke kunne forventes, at medarbejderen var i stand til at tjekke sin e-Boks. Fagforeningen mente derfor, at bortvisningen var uberettiget.
 
Dansk Erhverv argumenterede for, at der ikke var grundlag for at fravige dansk rets almindelige regel, hvor et pålæg, herunder indkaldelse til sygefraværssamtale, opsigelse mv., får virkning ved fremkomst, dvs. det tidspunkt, hvor meddelelserne fra arbejdsgiveren var tilgængelige for medarbejderen i e-Boks.

Afgørelse
Byretten frifandt arbejdsgiveren. Byretten udtalte, at der ikke forelå særlige forhold, der kunne medføre, at brevene ikke kunne anses for at være kommet frem til medarbejderen. Da medarbejderen ikke havde reageret, var der tale om grov misligholdelse, selv om medarbejderen ikke havde set brevene.

Dansk Erhverv repræsenterede arbejdsgiveren i sagen.

Dansk Erhverv vurderer
I mange virksomheder er det almindeligt at sende dokumenter, som f.eks. ansættelseskontrakt, lønsedler, feriekort mv., til medarbejderne via e-mail, e-Boks eller gennem andre elektroniske kommunikationsformer.

For at undgå at stå i en situation, hvor en medarbejder eller dennes fagforeninger argumenterer for, at e-mail eller e-boks ikke er en sædvanlig kommunikationsform i ansættelsesforholdet, og at en mødeindkaldelse, advarsler, opsigelse el. lign. derfor ikke kan anses for at være kommet frem, anbefaler Dansk Erhverv, at det direkte fremgår af medarbejderens ansættelseskontakt, at dokumenter kan sendes elektronisk, fx via e-mail eller e-Boks. 

En række af Dansk Erhvervs overenskomster indeholder også denne mulighed for at sende dokumenter elektronisk til medarbejderen. 

Står det ikke direkte i en kontrakt, overenskomst el.lign., at dokumenter kan sendes elektronisk, risikerer man med den meget sparsomme praksis, at skulle diskutere med fagbevægelsen, om elektronisk post er en sædvanlig kommunikatonsform i ansættelsesforholdet. 

Dansk Erhvervs standardkontrakter indeholder et vilkår om, at arbejdsgiveren kan sende lønsedler og andre meddelelser, fx en opsigelse, til medarbejderen via e-mail eller e-boks. Find Dansk Erhvervs standardkontrakter herunder.