Ny udbudslov bør give mere fleksibilitet og færre annulleringer

Kommunerne rammer ofte ved siden af i deres rammeaftaler med private leverandører. Eksempelvis ramte indkøbsafdelingen i en af landets kommuner 22 procent under den forventede omsætning i et af kommunens udbud. En anden kommune ramte helt uden for skiven, idet omsætningen blev 183 procent højere end det forventede estimat.

Bør være realistiske
Det er eksempler, som Dansk Erhverv har indhentet i en stikprøve blandt landets kommuner. Uanset om kommunerne rammer under eller over det forventede, svækker det konkurrencen og dermed kommunernes mulighed for at få den bedste kvalitet til prisen. Priserne i et tilbud afhænger i høj grad af omsætningens størrelse, og både for små og for store estimater kan helt afholde leverandører fra at byde. Derfor er det vigtigt, at estimaterne er tilnærmelsesvis realistiske.

”Der er ingen, der forlanger, at en rammeaftale skal ramme fuldstændig plet. Det er helt rimeligt, hvis omsætningen som tommelfingerregel holder sig inden for +/- 15 procent,” siger markedschef Morten Jung, Dansk Erhverv.

Kommunerne mangler overblik
Rammeaftaler, der rammer skævt, er et af de problemer, som Dansk Erhverv peger på, nu hvor udbudsloven står foran et serviceeftersyn. Loven skal evalueres i løbet af 2019 og munde ud i forslag til at ændre loven i 2020.

I sit høringssvar til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen henviser Dansk Erhverv til ovennævnte stikprøvekontrol. Organisationen gør blandt andet gældende, at udbud med rammeaftaler i mange tilfælde ikke tager højde for det faktiske forbrug ved genudbud. Ofte har kommunerne slet ikke overblik over den faktiske omsætning på deres rammeaftaler, hverken mens de løber, eller når de er udløbet. Med andre ord sender kommunerne i mange tilfælde rammeaftaler i udbud med et omfang, som den senere reelle omsætning aldrig kommer i nærheden af.

”Reglerne for, hvordan kommunerne skal beregne den forventede omsætning på et udbud med rammeaftale, bør derfor skærpes for at ramme mere præcist. Desuden skal kommunerne følge forbruget tæt på en rammeaftale under kontraktens løbetid,” siger Morten Jung.

Annulleringer kunne være undgået
En af de helt store problemer under den gældende lov er de mange udbud, der bliver annulleret af kommunerne. Det har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen dokumenteret i sin helt nye analyse fra januar 2019, ”Annullationer af danske EU-udbud”. Analysen peger på tre afgørende årsager:
• Fejl i udbudsmaterialet.
• For lidt konkurrence om den udbudte opgave.
• Behov for at ændre i den udbudte opgave midt i udbudsprocessen.

Kommunerne erkender endda i analysen, at annulleringerne i de fleste tilfælde kunne være undgået, hvis udbuddet var grebet anderledes an fra starten.

”Kommunernes annulleringer af udbud går som en rød tråd igennem de mange henvendelser, vi får fra Dansk Erhvervs medlemsvirksomheder om offentlige udbud. Det er dér, det største skred er sket de senere år. I reglen fører annulleringerne til, at kommunerne i stedet hjemtager opgaven. Det sker ofte på et meget løst grundlag. Derfor opfordrer vi til, at tilbudsgiverne efterfølgende kræver aktindsigt og derigennem får efterprøvet det grundlag, som kommunen har taget opgaven hjem på,” siger Morten Jung.

Dansk Erhverv fører i øjeblikket en sag mod Holstebro, Struer og Lemvig kommuner om en opgave, som var sendt i udbud men blev annulleret og taget hjem.

Udbudsprocessen bør være mere smidig
I sit høringssvar til evalueringen af udbudsloven peger Dansk Erhverv på, at omfanget af udbud, der bliver annulleret, kan mindskes betragteligt ved blandt andet at gøre udbudsprocessen mere smidig.

”Der hersker på flere punkter en vis usikkerhed om, i hvilket nærmere omfang ordregiver kan tilpasse et udbud, hvis der i processen opstår et behov herfor. For eksempel ved at tage højde for den teknologiske udvikling. Det bør skæres ud i pap med en lettilgængelig vejledning om, hvordan man som ordregiver og tilbudsgiver må benytte muligheden for at tilpasse udbudsprocessen. Det kunne være en opgave for en OPS-enhed, som Dansk Erhverv har foreslået at oprette for at opsamle og sprede viden om offentlig-privat samarbejde,” siger Morten Jung.

Markedsdialog er et godt værktøj
Overordnet mener Dansk Erhverv, at de initiativer, der er behov for at tage, skal øge konkurrenceudsættelsen af offentlige opgaver og minimere transaktionsomkostningerne.

Foruden at opnå færre annulleringer af udbud ønsker Dansk Erhverv øget brug af markedsdialog, når et udbud tilrettelægges.

”Det er et stort ønske hos vores medlemsvirksomheder på tværs af mange forskellige brancher. Markedsdialog er et godt værktøj til at præcisere kravene til den ønskede vare eller ydelse, fastslå egnethedskrav til den ønskede samarbejdspartner og til at tilrettelægge udbudsprocessen mest hensigtsmæssigt. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kunne fremme markedsdialog ved for eksempel at udarbejde standardkoncepter som inspiration til, hvordan det i praksis kan gennemføres,” siger Morten Jung.

Hvad skal der ske nu?
Der er god tid til grundigt at evaluere udbudsloven. Dansk Erhvervs høringssvar vil sammen med øvrige interessenters input blive drøftet i løbet af foråret i Forum for Udbud, hvor Morten Jung repræsenterer Dansk Erhverv. På basis heraf bliver der sat analyser i gang, som i løbet af 2019 og begyndelsen af 2020 munder ud i en evalueringsrapport. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen forventer, at der kan ligge et lovforslag klar i foråret 2020.