Fem gode råd om digitalt samarbejde

Netop nu har flere virksomheder et øget behov for virtuelt samarbejde. Vi har samlet fem gode råd til at løse udfordringen.

Hvorfor er digitalt samarbejde særligt relevant nu?
Væsentlige dele af Danmark lukker ned over de næste par uger, og mange af os skal arbejde hjemmefra. Det kan være en udfordring, hvis man ikke er vant til at bruge de digitale muligheder.

Heldigvis findes der digitale samarbejdsværktøjer, videomøder m.v., som kan skabe forbindelser mellem kollegaer og kunder, selv om det fysiske fremmøde ikke fungerer i disse dage. Det behøver hverken være besværligt eller dyrt, så her er vores bud på, hvad man kan gøre.

Værktøjerne kan være med til at holde fast i jeres gode vaner og arbejdsgange – for eksempel det ugentlige teammøde. I kan sagtens fastholde den tætte kontakt, selvom I sidder geografisk spredt.

Noget vil være kendt stof for mange – noget måske nye ideer. Men uanset hvad, så er her fem bud på, hvordan du kan bruge digitale virkemidler til at afløse nogle af de funktioner, som vi hidtil har løst direkte med vores kollegaer.

1. Gruppechatten – den virtuelle kaffemaskine
Mange ting i arbejdsdagen foregår uformelt og ad hoc og er lige så vigtige som formelle møder: Vi hilser godmorgen ud i storrummet eller tager en hurtig brainstorm på at løse en opgave. Det kan også være, at vi lufter en idé eller smalltalker over kaffemaskinen.

Hold endelig fast i det, selvom I arbejder i hvert sit hjem. Her kan en gruppechat være god ide. Eksempelvis kan et team på fem se, hvad hinanden skriver. Det er smart til for eksempel at dele et link til en artikel, og det kan være mindre anmassende end en mail.

2. Videomøder – telefon næsten med øjenkontakt
Møder er en del af hverdagen i langt de fleste virksomheder. Der findes til alt held masser af måder at mødes digitalt på, hvor videofunktionen gør, at I stadig kan se hinanden i øjnene, mens skærmdeling gør det muligt at fremvise eksempelvis en præsentation fra én medarbejders computer eller kigge på det samme dokument.

Dansk Erhverv har lavet en liste med fem tips til, hvordan I kan holde god mødeetikette ved onlinemøder:

• Lad kameraet være tændt – det giver mere nærvær, hvis I kan se hinanden.
• Mute din mikrofon – når du ikke taler, skal de andre ikke høre dine papirer rasle.
• Husk at tage noter – så de beslutninger, I træffer, er dokumenteret til senere brug.
• Brug chatfunktionen – for eksempel til at stille spørgsmål eller skrive ideer ned uden at afbryde.
• Optag mødet – hvis indholdet er relevant for andre end deltagerne, kan det hele optages og let deles.

Og husk, at videomøder sagtens kan bruges til mindre ting, for eksempel hvis du lige vil vende en tanke med en eller flere kollegaer. Det virker måske overflødigt i starten, men det er meget en vanesag.

3. Dokumentdeling og samarbejdsplatform
Det kan selvfølgelig lade sig gøre at dele dokumenter via mails, men det bliver let uoverskueligt at holde styr på det, når mere end et par stykker skal arbejde sammen. Det bliver derfor væsentligt, at medarbejdere kan dele dokumenter, præsentationer m.v. og samarbejde om tilblivelsen af disse.
En del virksomheder er allerede gået over til at have onlinedokumenter, som alle kan tilgå, så det undgås at have 117 versioner liggende i arkivmapper og i forskellige mailtråde. Hvis I ikke allerede gør brug af delte dokumenter, er dette en god anledning til at begynde.

På den måde kan flere personer redigere i samme dokument, når noget skal laves færdig med kort deadline, ligesom det gør det meget nemmere at holde styr på de forskellige versioner, når de alle ligger i samme fil.

4. Projektledelse
Under normale omstændigheder er vi vant til at kunne fordele opgaver og følge op på status ved lige at gå over til ens kollegas skrivebord, og som leder kan du løbende følge op på, hvor langt projektet er, i forhold til de mål I har stillet op.

Med et digitalt projektstyringsværktøj bliver det nemt at lave en pipeline for de enkelte opgaver, så kommunikationen rettes til dem, som er med til at løse den. Med et projektstyringsværktøj er det også muligt for alle at se, hvor en opgave ligger, og hvem, der har ansvaret for at nå den næste milepæl.

5. Husk, at arbejdspladsen også er et socialt sted. Tal med dine kolleger
Vi bruger godt og vel en femtedel af ugen på vores arbejdsplads og dertil hører også en sludder over kaffemaskinen om kollegaernes unger, amatørfodbold eller frimærkesamling. Når du ikke er fysisk til stede med dine kolleger, bliver alle mails og opkald hurtigt kun fokuseret på arbejde og opgaverne. Det er der for så vidt ikke noget i vejen med, men ofte får vi i den sociale samtale også ideer og indfald, som i en indskudt bemærkning handler om et konkret projekt.

For at sikre samhørigheden blandt kollegerne, og at det stadig er sjovt at gå på arbejde, kan I bruge 10 minutters videomøde til en kop kaffe eller spise jeres frokost ”sammen” foran computeren. Tjek ind, smil og vær synlig.

Tænker du, at ovenstående kunne være anvendeligt for din virksomhed, men savner svar på umiddelbare spørgsmål, er der rigtig mange virksomheder, som rådgiver om og leverer produkter til digitalt samarbejde, du kan tage fat i.