Ny Q&A fra Datatilsynet om opbevaring af personoplysninger på afviste ansøgere

Datatilsynet har på deres hjemmeside offentliggjort en Q&A om, hvornår en arbejdsgiver skal slette oplysninger om afviste ansøgere i forbindelse med et rekrutteringsforløb.

Hvad siger reglerne?
Ifølge databeskyttelsesforordningen skal personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem. Forordningen siger derimod intet om opbevaringsgrænser, og det er derfor op til den enkelte virksomhed at vurdere og begrunde behovet for personoplysninger konkret fra sag til sag.

Det mener Datatilsynet
Det er Datatilsynets opfattelse, at en virksomhed som udgangspunkt ikke har brug for at opbevare oplysninger om ansøgere, der får afslag. Datatilsynet anfører dog samtidig i deres ”Vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold”, at en virksomhed kan komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere det konkrete rekrutteringsforløb, fordi virksomheden risikerer at blive mødt med indsigelser om fx diskrimination.

Det har været uklart, hvor længe efter et rekrutteringsforløb en virksomhed kan opbevare jobansøgninger og andre oplysninger om ansøgere indsamlet under et rekrutteringsforløb. Ud fra Datatilsynets seneste afgørelser fremgår det dog, at Datatilsynet har accepteret opbevaringsperioder fra op til seks måneder og helt op til 24 måneder efter endt rekrutteringsforløb.

Opbevaring i op til tre år
I den nye Q&A fremgår det, at Datatilsynet vil acceptere, at oplysninger om ansøgere, som ikke tilbydes en stilling efter endt rekrutteringsforløb, som udgangspunkt kan opbevares i op til tre år, hvis det er hensigtsmæssigt, fx for at overholde en retlig forpligtelse, eller for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Det kan være tilfældet, hvis virksomheden skal kunne dokumentere, at et rekrutteringsforløb er sket sagligt og lovligt i henhold til bl.a. ligebehandlingsloven.

Datatilsynet understreger, at en dataansvarlig altid skal kunne forklare, hvorfor man er nået frem til en bestemt opbevaringsperiode, og at hvis den dataansvarlige opbevarer oplysningerne i mere end tre år, skal der foreligge helt særlige grunde hertil.

Datatilsynet fremhæver også, at det ikke et krav, at den dataansvarlige opbevarer oplysningerne i tre år, hvis det ikke er nødvendigt. Den dataansvarlige bør altid overveje, om der reelt er et behov for at opbevare oplysninger om jobansøgere.

Samtykke kan være nødvendigt
Hvis formålet med opbevaringen af oplysninger er at kunne tilbyde en ansøger en anden stilling på et senere tidspunkt, kræver opbevaringen samtykke fra ansøgeren. Samtykket skal indhentes i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 7 (betingelser for samtykke). Det betyder bl.a., at virksomheden skal oplyse om, hvor lang tid ansøgningen vil blive gemt, samt om at ansøgeren kan trække sit samtykke tilbage.

Dansk Erhverv bemærker
Dansk Erhverv er tilfreds med, at Datatilsynet nu melder mere klart ud omkring opbevaring af personoplysninger om ansøgere, som ikke bliver ansat. Det er vigtigt, at virksomheder med ro i sindet kan opbevare de nødvendige oplysninger til fx at kunne dokumentere, at rekrutteringsforløbet er sket sagligt og lovligt.

Den nye Q&A kan findes her: Opbevaring af personoplysninger om ansøgere, som ikke bliver ansat (datatilsynet.dk)