Automatisk bogføring kan være webshops’ juleeventyr

Størstedelen af danske e-handelsvirksomheders aktivitet peaker i november og december, og disse virksomheder er derfor særlig presset i juletiden. En automatisering af deres bogføring kan betyde store byrdelettelser. Det kan du læse mere om i dette portræt af virksomheden Storebuddy.

 

Nu nærmer juleaften sig lige så stille, og det kan mærkes på salget i mange virksomheder – især hos e-handelsvirksomhederne. Med travle og hektiske hverdage benytter mange danskere sig nemlig af muligheden for at bestille julegaverne over internettet. Det kræver, at webshops er oppe på dupperne og klar til at håndtere mængden af ordrer og returneringer. 

Ved at automatisere e-handelsvirksomhedernes bogføring kan der sættes turbo på bogholderiet. Det kan spare ressourcer ved at gøre det nemmere for virksomheder at få orden og systemer i en tid, hvor det vælter ind med ordrer.

”Størstedelen af danske webshops' aktivitet peaker i november og december, og generelt kommer der flest ordre og især returneringer, og dermed flest fejl, i december hos webshops,” siger Rasmus Bendix, COO i virksomheden Storebuddy, og uddyber med et konkret eksempel:

”Det sker rigtigt tit efter juleaften, at lille Børge har fået et par badeshorts med den forkerte tegneseriefigur på eller i den forkerte størrelse. Så sendes varen retur, og når det sker, skal der laves kreditnotaer på de varer. Hvis man skal gøre det manuelt, er det meget tidskrævende. Folk glemmer det bare nogle gange. Og det er vigtigt at huske kreditnotaerne, for ellers betaler man for meget i moms. Der kommer altså en masse retur i julen, som kan bogføres automatisk, så man ikke misser nogle af de returneringer og dermed betaler for meget i moms.”

Rasmus Bendix, COO i Storebuddy.

Rejsen fra idé til udviklingen af et brugbart softwareprodukt  
Med en kombination af to ingeniører, der havde erfaringer inden for webshops og logistik lød startskuddet til virksomheden Storebuddy tilbage i 2015.

”Den ene stifter, Lasse Juhl Kirk, har en halv ph.d. i fugt og den anden stifter, Mads Mønster Jeppesen, har en hel ph.d. i beton, men har begge arbejdet en del med webshops og logistik. På et tidspunkt spurgte en af deres kunder: ’Når I har alt data fra ordrerne, hvorfor kan I så ikke også bogføre de data?’. Det tænkte de, at det kunne de da lige så godt gøre. Og det var egentlig sådan Storebuddy startede,” fortæller Rasmus Bendix.

Tankerne bag virksomheden er sidenhen blevet til virkelighed gennem et softwareprodukt, der automatiserer webshops bogføring indenfor alle former for e-handel på webshops – alt fra rejsebureauer til handlende med børnetøj til hjemmesider, der sælger billetter.

Storebuddys kontor.

At få it og revision hos webshops til at spille sammen
På trods af at automatisk bogføring kan gøre en betydelig forskel i alle former for virksomheder, adskiller bogføring og revision hos e-handelsvirksomheder sig på flere parametre i forhold til andre virksomheder. Det er et af de aspekter, som Rasmus Bendix lægger vægt på. 

”Det, der gør bogføring for webshops kompliceret i forhold til andre typer af virksomheder er mængden af datakilder, der skal snakke sammen og stemme overens. For at give et eksempel er lønafstemning noget, som mange revisorer hader, fordi du har tre datakilder, der skal stemme overens: et lønssystem, et regnsskabsprogram og det, man har indberettet til SKAT. Med webshops har du fire kilder: din webshop, din betalingsgateway, din indløser og dit regnskabsprogram. De fire kilder spiller sammen på en måde, hvor det er svært at aggregere data og afstemme det. Især hvis man skal gøre det manuelt. Det betyder, at hvis man skal kunne bogføre eller revidere for en webshop, så skal man have enormt godt styr på IT, og IT bevæger sig hurtigere end revisorers forståelse af IT - desværre,” siger Rasmus Bendix.

For Storebuddy og Rasmus Bendix er sammenkoblingen mellem IT, digitalisering og faglighed indenfor bogholderi og revision derfor det altafgørende kerneelement i deres forretning.

”Vi har en unik sammensætning af kompetencer og faglige viden inden for digitalisering, webshops og revision til dels på grund af min baggrund som revisor. Dels på grund af Foundernes baggrund som ingeniører, der har arbejdet med logistik og selv ejet webshops. Selv vores CCO har på et tidspunkt været webshopejer, men kommer med erfaring fra f.eks. Corpay. Vores Head of support har længe arbejdet med bogholderi, både selvstændigt og for DINERO, og så kombinerer vi de erfaringer i vores daglige virke,” siger Rasmus Bendix og uddyber:  

”Skal man være succesfuld med et softwareprodukt, som har noget med automatisering af regnskab og revision at gøre i Danmark i dag, skal man forsøge at vinde revisorernes hjerter. De har nemlig en stærk rådgiverprofil overfor virksomheder, og det er derfor, vi fokuserer på at give dem mere kærlighed. Og det kan vi med vores unikke sammensætning af profiler og kompetencer,” siger Rasmus Bendix.

Regulering må ikke spænde ben for digitaliseringens potentiale i SMV’er
Med den nye bogføringslov vil det digitale fylde væsentligt mere i fremtidens bogholderi. For Rasmus Bendix er den måde, vi griber digitaliseringen an i fremtidens revision og samfund derfor særlig vigtig. 

”Mit hjerte banker for de små- og mellemstore virksomheder. Jeg drømmer om deregulering og en fremtid, hvor de små- og mellemstore virksomheder ikke bliver kvalt i velmenende men dårlig lovgivning. Vi skal have lov til at digitalisere og automatisere uden, at der skal være for mange højtflyvende idéer, der pålægger de små virksomheder en unødvendig administrationsbyrde. Jeg synes til gengæld at det, der er lagt op til i den nye bogføringslovgivning, herunder krav om digital bogføring og anvendelse af registrerede regnskabsprogrammer, giver god mening. Omend det kommer til at kræve lidt omstilling,” siger Rasmus Bendix.

Samtidig er det også essentielt for Rasmus Bendix, at man i fremtiden kigger på regnskab og revision med andre briller.

”Jeg drømmer også om, at man får øjnene op for, at regnskab faktisk er værdiskabende og ikke en omkostning. Tal man kan stole på giver indsigt og værdi i en forretning. Regnskabet fortæller, hvad du skal betale i skat og moms, hvor mange penge du har på vej ind til at købe varer med, og hvem der skylder dig penge. På det digitale område snakker man altid om lovgivning, aktørerne og leverandørerne, men man taler meget sjældent om, hvordan man snakker til slutbrugerne. For brugerne skal også forstå, at det giver mening at automatisere og digitalisere,” afslutter Rasmus Bendix.