Datatilsynet udgiver opdateret vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold

Datatilsynet har i marts 2023 offentliggjort en revideret vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, som har betydning for både offentlige og private arbejdsgivere. Nedenfor er oplistet nogle af ændringerne i vejledningen, som Dansk Erhverv har fundet anledning til at fremhæve.  

Datatilsynet har på baggrund af deres seneste års praksis revideret vejledningen, ligesom vejledningen har gennemgået en strukturel opdatering og en række præciseringer.

Straffeattester
Datatilsynet har indskærpet, at en arbejdsgiver ikke kan have en generel praksis om indhentning af straffeattester i forbindelse med et rekrutteringsforløb. Arbejdsgiveren skal således foretage en konkret vurdering af stillingen, og om indhentelse af straffeattest ville være saglig og proportional.

Derudover skal rekrutteringsprocessen være så lang, at kandidaten reelt er i betragtning til stillingen. Datatilsynet bemærker, at det sjældent vil være relevant at indhente straffeattester til stillinger, hvor der ikke er adgang til betroede midler, forretningshemmeligheder mv.

De samme betingelser gør sig gældende for allerede ansatte medarbejdere. En arbejdsgiver bør dog overveje, om det reelt er nødvendigt at indhente en straffeattest på en ansat medarbejder, når arbejdsgiveren allerede kender medarbejderen.

Datatilsynet præciserer endvidere, at en ren straffeattest kan behandles med hjemmel i interesseafvejningsreglen.

Medarbejderfotos
Udgangspunktet er, at offentliggørelse af medarbejderfotos på virksomhedens hjemmeside kræver samtykke.

Datatilsynet åbner dog i den reviderede vejledning op for, at arbejdsgiveren i konkrete tilfælde kan offentliggøre medarbejderfotos med hjemmel i interesseafvejningsreglen. Afgørende i den forbindelse er, om offentliggørelsen er nødvendig af hensyn til arbejdets karakter. Dette kan fx være tilfældet, hvis medarbejderen er i centrum for arbejdet, eller hvis medarbejderens funktioner retter sig mod offentligheden.

Ved markedsføringsmateriale mv. vil samtykke ifølge Datatilsynet ikke kunne udgøre det rette behandlingsgrundlag. Derfor må arbejdsgiveren på anden vis sikre sig, at medarbejderen er indforstået med, at der offentliggøres videoer af vedkommende samt konsekvenserne heraf, såsom at materialet ikke uden videre kan slettes eller redigeres, fordi dette vil være omkostningsfuldt. Er betingelserne opfyldt, vil behandlingshjemlen kunne findes i interesseafvejningsreglen.

Referencer
Datatilsynet har tidligere anbefalet at indhente et samtykke forud for alle tilfælde af indhentelse og afgivelse af en reference.

I den reviderede vejledning skelner Datatilsynet nu mellem referencer, der overleveres mundtligt, og referencer, der bliver registreret elektronisk. Datatilsynets opfattelse er nu, at alene mundtlige referencer, der registreres elektronisk eller i et manuelt register, og referencer, der udveksles elektronisk, er omfattet af databeskyttelsesreglerne.

Fremover skal arbejdsgivere derfor være opmærksomme på, om en reference indhentes inden for eller uden for databeskyttelsesreglerne. Datatilsynet anbefaler, at arbejdsgivere agerer, som om reglerne finder anvendelse, hvis der er tvivl.

En mundtlig videregivelse af referencer er omfattet af databeskyttelsesreglerne, hvis det, der gengives, har nær sammenhæng med oplysninger, som i forvejen er registreret elektronisk på fx en personalesag. I sådan en situation skal den, der videregiver referenceoplysninger, sikre, at databeskyttelsesreglerne overholdes i forbindelse med videregivelsen.

Som noget nyt kan samtykke ifølge Datatilsynet ikke længere danne grundlag for at indhente eller videregive referencer. Det skyldes, at et sådant samtykke – i en rekrutterings- og ansættelsesproces – ofte ikke vil leve op til betingelsen om at være afgivet frivilligt, og at det derfor ikke kan anses som gyldigt. Det rette grundlag for at indhente referenceoplysninger vil derfor kunne findes – efter en konkret vurdering – i interesseafvejningsreglen.

Samtykke som behandlingshjemmel
Datatilsynet har i den reviderede vejledning beskrevet, at samtykke i et ansættelsesforhold sjældent vil kunne opfylde betingelserne om at være afgivet frivilligt på grund af det ulige forhold, der typisk består mellem arbejdsgiveren og medarbejderen. Det er dog ikke udelukket, at behandling af personoplysninger i et ansættelsesforhold kan finde sted på baggrund af den ansattes samtykke.

Du kan læse Datatilsynets vejledning på følgende link: Vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold (datatilsynet.dk)