Offentlige udbud: Derfor skal du deltage i markedsdialog om offentlige indkøb

Af Christian Lund Hansen

Konkurrencen om offentlige udbud er hård. Som tilbudsgiver vil du i mange tilfælde forbedre dine chancer for at vinde offentlige opgaver og indkøb, hvis du deltager i den markedsdialog, som ordregiveren ofte foretager forud for offentliggørelsen eller under gennemførelsen af et udbud. Gennem dialogen kan du bl.a. blive klogere på ordregiverens ønsker og behov, men også på de krav, som ordregiveren har opstillet for den eller de leverandører, der kan deltage i konkurrencen. Her kan du læse om nogle af de helt konkrete fordele, der er forbundet med at deltage i markedsdialog om offentlige udbud.

Når et udbud offentliggøres, starter der for mange tilbudsgivere et stort læsearbejde. Som oftest består udbudsmaterialet nemlig af en større mængde dokumenter, herunder bl.a. udbudsbekendtgørelsen, udbudsbetingelserne og kravspecifikationen med tilhørende bilag. 

Ved at deltage i eller selv anmode om markedsdialog i forbindelse med forberedelsen eller gennemførelsen af et udbud kan du få et mere klart billede af, hvilke krav ordregiveren stiller og navnlig også, hvordan udbudsprocessen nærmere kommer til at forløbe. Samtidig har du mulighed for at stille supplerende spørgsmål eller forsøge at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål. Som tilbudsgiver har du dermed en oplagt interesse i at deltage aktivt i markedsdialogen.

Markedsdialog er både tilladt og en god idé
For år tilbage var visse ordregivere meget tilbageholdende med at gennemføre særligt indledende markedsdialog af frygt for, at udbuddet senere skulle blive annulleret på grund af manglende ligebehandling mellem tilbudsgiverne.

Den frygt er for længst aflivet, og der gælder i dag klare rammer for mulighederne for at gå i markedsdialog, jf. udbudslovens § 39, der gør det muligt for ordregiverne at have dialog med og modtage rådgivning fra markedet. Det er dog et krav, at de grundlæggende udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtig overholdes.

Som følge heraf skal ordregiveren navnlig sikre sig, at konkurrencen om den udbudte opgave ikke fordrejes undervejs i markedsdialogen. Af disse grunde vil ordregiveren som hovedregel altid udarbejde et referat af evt. møder, ligesom man som virksomhed må forvente, at der efter omstændighederne vil være aktindsigt i skriftligt materiale, som man måtte sende eller udlevere til ordregiveren.

I langt de fleste tilfælde vil overholdelsen af de grundlæggende principper være helt uproblematisk og ske uden nogen særlig byrde for tilbudsgiverne.

Stor forskel på rammerne for dialogen før og efter offentliggørelsen af et udbud
Ordregiveren skal igennem mange forskellige faser i forbindelse med gennemførelsen af et offentligt udbud. Afholdelse af markedsdialog kan være relevant på alle stadier – helt fra de tidlige overvejelser om, hvorvidt ordregiveren overhovedet skal udbyde en opgave og frem til den markedsdialog, der finder sted undervejs i udbudsprocessen forud for tilbuds- eller ansøgningsfristen.

Hvis der endnu ikke er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, har ordregiveren meget vide muligheder for at foretage ændringer af alle dele af udbudsmaterialet. Derfor er særligt den tidlige markedsdialog særlig vigtig, da det er her, du som tilbudsgiver, har de bedste muligheder for at opnå tilpasninger mv.

Er der omvendt offentliggjort en udbudsbekendtgørelse vil det derimod kun i begrænset omfang være muligt at foretage ændringer af udbudsmaterialet. Efter udbudslovens § 134 gælder der tre overordnede betingelser, der skal være opfyldt for, at en ændring kan gennemføres. Der er tale om følgende betingelser:

• Ændringerne offentliggøres på passende vis.
• Meddelelse om ændringen sker under overholdelse af tidsfristerne for supplerende oplysninger (6 dage før udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning eller tilbud)
• Ændringerne udgør ikke ændringer af grundlæggende elementer.

Hvis disse betingelser ikke er overholdt, vil det ikke være muligt for ordregiveren at foretage ændringer af udbudsmaterialet.

Som tilbudsgiver har du en interesse i at deltage aktivt i alle former for markedsdialog. Du bør dog gøre dig det klart på hvilket stadie i udbuddets forløb, markedsdialogen afholdes, så du samtidig kender ordregiverens muligheder for at foretage ændringer af udbudsmaterialet.

Alt for mange gennemlæser ikke den udbudte kontrakt
Sammen med udbudsbetingelserne og kravspecifikationen offentliggør ordregiveren som oftest også et udkast til den kontrakt, som efter udbuddets gennemførelse vil danne rammen om parternes fremtidige samarbejde. Heri findes de centrale forpligtelser og rettigheder som parterne hver især får overfor hinanden.

I Dansk Erhverv ser vi desværre ofte, at en tilbudsgiver – først efter at have vundet udbuddet – bliver opmærksom på, hvilke forpligtelser der egentlig gælder. Det er naturligvis uhensigtsmæssigt, da de navnlig de forpligtelser, som tilbudsgiveren påtager sig, bør spille en afgørende rolle for særligt den pris, som tilbudsgiveren har budt ind med.

Som tilbudsgiver bør du derfor gennemgå kontraktudkastet meget grundigt, inden du afgiver dit tilbud. Hvis ordregiveren har inviteret til markedsdialog, kan du med fordel stille spørgsmål om fortolkningen af kontrakten i den forbindelse. På den måde kan du få en bedre forståelse af de forpligtelser, der vil gælde for dit samarbejde med ordregiven. Denne viden kan vise sig særlig vigtigt, når du skal forholde dig til, om den udbudte kontrakt overhovedet er interessant fra et forretningsmæssigt perspektiv.

Bemærk dog, at der som nævnt ikke kan foretages ændringer af grundlæggende elementer i kontraktudkastet, hvis der er tale om et allerede igangsat udbud.