Samarbejde om udbud optimerer ressourcer og fremmer bæredygtighed i Region Sjælland

Region Sjælland har i samarbejde med virksomheden FORTEM gennemført et udbud af et Klimapartnerskab, fordi regionen havde brug for flere og mere effektive indsatser og en dynamisk rådgiver til at levere ekspertviden i deres Klimasekretariat. Samarbejdet med FORTEM har resulteret i et udbud, der har optimeret regionens ressourcer, konsolideret regionens konsulentforbrug i ét partnerskab og forbedret beslutningsoplæg til politikerne.

Fakta om samarbejdet mellem FORTEM og Region Sjælland

Periode: Januar 2023 – april 2023 Parter: FORTEM og Region Sjælland Løsning: Udbud om ekspertviden og -rådgivning til Region Sjællands klimasekretariat Fagområde: Rådgivning Samarbejdsmodel: Offentligt udbud Kontaktpersoner: Jimmy Holst Rydahl, Partner i FORTEM & Jesper Lambert Nielsen, Funktionschef for Grøn omstilling og Klima i Region Sjælland

 

I Region Sjællands Klimasekretariat arbejder man for at, at regionen og dens 17 kommuner omstilles til at efterspørge og anvende mere grønne og klimarigtige løsninger.  Konkret hjælper Klimasekretariatet de mange kommuner og regionen med det store arbejde, der ligger i at lave klimahandlingsplaner, implementere dem og drive miljøprojekter. Det omfatter bl.a. reduktion af CO2-udledning, klimatilpasning, undersøgelse af risici i forbindelse med skybrud og vandstigninger samt konkrete planlægningsopgaver sammen med kommunerne.

Det er et specialiseret og vidensbaseret arbejde, der kræver rådgivning og sparring.

Samarbejde med FORTEM om at køre udbudsproces fra A til Z
Indtil for nylig har Region Sjællands Klimasekretariat gjort brug af mange forskellige eksterne rådgivere som er fundet gennem udbud eller tilbudsindhentninger, men det har været ressourcetungt - både i form af opstartsomkostninger ved nye samarbejder og i administrationstid.

Det startede som et tankeeksperiment, men langsomt begyndte idéen at tage form. Og så besluttede Klimasekretariatet at afsøge muligheden for at have én fast partner, der kunne rådgive dem om klimaindsatser. Den opgave som rådgivningspartner skulle dog sendes i udbud, og derfor indgik regionen et samarbejde med virksomheden FORTEM om at skrue et udbud sammen til netop deres behov:

”Vi havde brug for nogen, der havde god forstand på at udbyde opgaver og både kendte markedet, de offentlige og private aktører. Vi søgte nogen, der kunne varetage udbudsprocessen fra A til Z og lave en plug-and-play-løsning til vores organisation. Og det kunne FORTEM i den grad”, siger Jesper Lambert Nielsen, funktionschef for Klimasekretariatet.

Ved at indgå i tæt dialog og konkretisere Klimasekretariatets visioner til konkrete specifikationer udarbejdede FORTEM et udbud, der også for FORTEM selv var en spændende opgave:

”Sammen med Region Sjælland valgte vi at lave en absolut vægtning af kvalitet. Da deres Klimapartnerskab også skal kunne levere konkrete løsninger, valgte vi derudover at vedlægge en case, som tilbudsgiverne skulle løse og give deres bud på, og det indgik som en direkte del af tildelingen. Og inden vi sendte opgaven i udbud, lavede vi også en tilbudssimulering”, siger Jimmy Holst Rydahl, der er partner i FORTEM.

Både vægtningen på kvalitet, caseopgaven til tilbudsgivere og tilbudssimulering inden udbuddet blev sendt ud, gjorde ifølge både Jimmy Holst Rydahl og Jesper Lambert Nielsen, at huller i udbuddet blev elimineret og risikoen for annullering nedbragt:

”Vi brugte en konkret case, som vi vidste, der skulle bruges i vores reelle arbejde, for at få en fornemmelse af, hvad det var for nogle rådgivere, der sad på den anden side og bød på opgaven. Det var vigtigt for os, for det menneskelige aspekt skal man ikke glemme, når man skal indgå i et tæt samarbejde på lang sigt”, siger Jesper Lambert Nielsen.

Fra store visioner til konkrete krav
Et af de vigtigste elementer i samarbejdet med FORTEM var for Region Sjællands Klimasekretariat, at de var i stand til at konkretisere regionens store visioner for området.

”FORTEM var rigtig dygtige til at omsætte vores visioner og sætte sig ind i vores situation. Dermed opbyggede vi en tillid, hvor vi kunne udfordre hinanden, skære opgaven til de rigtige steder, få vores visioner til at give mening i en udbudskontekst og etablere en tryghed i forløbet”, mener Jesper Lambert Nielsen fra Region Sjællands klimasekretariat.

Ifølge FORTEM var det også en af årsagerne til, at samarbejdet med Region Sjælland var så interessant. Det var nemlig ikke en standardopgave, men gav tværtimod mulighed for at afprøve nogle nye og andre veje i udbudsverdenen. Som eksempel nævner Jimmy Holst Rydahl fokusset på bæredygtighed:

”Nu er der tale om et Klimasekretariat, der søger et aktivt partnerskab frem for blot en leverandør. Derfor tænkte vi også bæredygtighed og grøn omstilling direkte ind i udbuddet”, siger Jimmy Holst Rydahl og fortsætter:

”Tilbudsgiverne skulle derfor også fortælle, hvordan de vil arbejde med bæredygtighed som en del af rådgivningsopgaven. Det er en ny måde at tænke udbud på, men det er også den vej, markedet bør gå, og derfor har det været interessant at konkretisere”, afslutter han.

Projekt om plastsortering i Næstved Kommune i samarbejde med Region Sjællands Klimasekretariat.

I samarbejdet mellem Region Sjællands Klimasekretariat og FORTEM, der løb fra januar 2023 til april 2023, har der været en gnidningsfri kommunikation, høj grad af transparens og stærk vilje fra begge parter til at tænke i konkrete løsningsmodeller.

Nu er udbuddet afsluttet, og Jesper Lambert Nielsen fra Region Sjælland er yderst tilfreds med resultatet:

”Resultatet er, at vi har optimeret vores ressourcer og fremmer bæredygtighed her i regionen og blandt vores kommuner. Vi er superglade og tilfredse med resultatet af samarbejdet med FORTEM, og den tilbudsgiver, vi valgte, mærker vi også i dén grad et engagement fra”, afslutter Jesper Lambert Nielsen.