Man kan stadigvæk søge job pr. e-mail

GDPR stopper ikke for jobansøgninger på mail
Den 25. maj 2018 trådte nye regler om databeskyttelse i kraft. Artikler i danske medier har udlagt reglerne således, at det betyder, at virksomhederne ikke længere kan modtage jobansøgninger via e-mail. Det er imidlertid en unuanceret og misvisende konklusion.

Virksomhederne må efter gældende regler normalt registrere de oplysninger om en ansøger, som denne selv har afgivet i sin ansøgning til en stilling, også når en ansøgning er sendt pr. e-mail. Det ændrer de nye databeskyttelsesregler ikke ved.

Ansøgninger skal behandles forsvarligt
Virksomhederne skal dog - naturligvis - være opmærksomme på at behandle og håndtere en modtaget ansøgning forsvarligt. Det gælder uanset om den er modtaget pr. brev og behandles systematisk i et register, eller den modtages pr. e-mail eller på anden elektronisk vis. Det betyder bl.a., at adgangen til ansøgningen bør begrænses til så få medarbejdere i så kort tid som muligt, og den bør endvidere opbevares med overholdelse af den fornødne sikkerhed i form af bl.a. firewalls mv. Virksomheden bør derudover altid have styr på de persondata, som man behandler, og i den forbindelse have et overblik over, hvilke medarbejdere der har adgang til ansøgningen, og hvor i virksomheden ansøgningen opbevares.

Det er således ikke i strid med reglerne, hvis HR-afdelingen f.eks. videresender en modtaget ansøgning til den chef, der søger efter en sådan medarbejder, så længe ansøgningen ikke opbevares af chefen længere tid end højst nødvendigt.

For så vidt angår ansøgere, som ikke bliver ansat, er der mulighed for at gemme en ansøgning for at kunne besætte en fremtidig stilling, men det vil i flere tilfælde kræve et samtykke fra ansøgeren.

Dansk Erhverv har udarbejdet vejledninger og paradigmer til vores medlemmer, bl.a. vejledning og skabeloner til brug ved jobansøgninger. Se dem herunder.