Gemt

De nye persondataregler træder i kraft i morgen. Er du klar?

De nye persondataregler træder i kraft i morgen. Og mon ikke verden stadig består? Hvis du endnu ikke er i mål, minder vi lige om, hvilken hjælp til vejledninger og dokumenter, du kan hente hos Dansk Erhverv i forhold til persondata på HR-området. Desværre er der ingen lette løsninger, men forhåbentlig kan vi være med til at gøre processen lettere tilgængelig og måske endda lettere forståelig.

Nyhed

Har din virksomhed HR-oplysninger, og hvad bruges de til?

Ved at stille sig selv disse to spørgsmål, så er man allerede godt i gang. Persondatareglerne handler i høj grad om at skabe et overblik over de personoplysninger, som virksomheden behandler. Du kan tilegne dig grundlæggende viden om persondatareglerne fra en HR-vinkel i Dansk Erhvervs vejledning om persondata.

Hvilke HR-relaterede dokumenter bør man som virksomhed have?
Det er et kerneelement i persondatareglerne, at virksomhederne skal kunne dokumentere, at der er styr på, hvordan personoplysninger, herunder medarbejderoplysninger, bliver benyttet. Ifølge reglerne skal virksomheder have passende databeskyttelsespolitikker og gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. For at opfylde disse krav anbefaler Dansk Erhverv, at virksomheder, der har personaleadministration, udarbejder følgende dokumenter/politikker.

Fortegnelsen
Det er et krav, at virksomheder skal have en såkaldt fortegnelse. Man kan have en fortegnelse, der dækker HR-området. Fortegnelsen skal blandt andet indeholde information om, hvilke oplysninger virksomheden behandler, og hvad oplysningerne skal bruges til. Herudover er der en række formelle krav, der skal være opfyldte. Fortegnelsen er et internt dokument, der hjælper virksomheden med at påvise, at reglerne bliver overholdt. Datatilsynet kan ved eventuelle kontrolbesøg kræve at se fortegnelsen. Du kan se Dansk Erhvervs vejledning om fortegnelsen på det personalejuridiske område . Vejledningen indeholder et eksempel på, hvordan en fortegnelse kan udformes.

Persondatapolitik
Dansk Erhverv har udarbejdet en vejledning indeholdende et eksempel på en persondatapolitik, der beskriver, hvordan virksomheden behandler medarbejdernes persondata. Politikken er rettet mod alle medarbejdere i virksomheden, og kan stå alene eller være en del af en personalehåndbog. Dog skal politikken tilpasses de aktuelle forhold på virksomheden, og det kan være nødvendigt at omtale en række yderligere forhold, fx tv-overvågning, GPS, telefonoptagelser, logning af internetbrug, adgang til e-mails, eventuelt via henvisning til selvstændige politikker.

Politikken indeholder også et bud på en instruks om, at medarbejderne i virksomheden er forpligtede til at overholde de retningslinjer for behandling af persondata, som virksomheden udstikker, samt at medarbejderne er forpligtede til at orientere virksomheden, hvis der sker brud på persondatasikkerheden.

Læs også Dansk Erhvervs vejledning og eksempel på persondatapolitik .


Sikkerhedspolitik i forbindelse med personaleadministration
Sikkerhedspolitikken er en intern instruks til medarbejdere og chefer, der beskæftiger sig med sine kollegers og ansattes personoplysninger, eller øvrige medarbejdere, der har adgang til sine kollegers persondata.
Læs mere her: Dansk Erhvervs vejledning og eksempel på sikkerhedspolitik i forbindelse med personaleadministration .

Svar på jobansøgninger
Persondatareglerne får virkning i HR-mæssig sammenhæng allerede ved modtagelsen af en ansøgning. Dansk Erhverv har udarbejdet en vejledning og skabeloner til kvittering for modtagelse og afslag, når I modtager jobansøgninger. I skabelonerne er der taget højde for de forskellige situationer, der kan opstå ved modtagelse af en opfordret eller uopfordret ansøgning, herunder den mulighed at gemme ansøgningen i længere tid med henblik på at besætte en fremtidig ledig stilling.

Læs mere i Dansk Erhvervs vejledning og skabeloner for kvittering for modtagelsen og afslag.

Var det bare det?
Nej, selvfølgelig ikke. De nye persondataregler er komplekse og under konstant udvikling, men får virksomheden indarbejdet ovennævnte politikker og dokumenter i sine arbejdsgange, er man godt på vej. HR-data er blot en del af de data, den typiske virksomhed behandler. Derfor kan man passende benytte sig af de erfaringer, man får i andre dele af virksomheden, når det skal vurderes, om virksomheden overholder databeskyttelsesreglerne. Du kan blive klogere på øvrige persondataretlige emner, fx ”hvordan kommer du i gang”, databehandleraftaler og databeskyttelsesrådgivere, på vores hjemmeside: Persondata (kunder)

Du finder også andre dokumenter på vores hjemmeside, f.eks. samtykke til billeder på hjemmesiden, og vi udarbejder løbende ændringer til ovennævnte dokumenter i det omfang, det er nødvendigt, og der udarbejdes løbende nye dokumenter, efterhånden som behovet opstår.

Du kan løbende holde dig opdateret på emnet på vores hjemmeside. Her kan du også finde links til Justitsministeriets vejledninger m.v.

Kontakt os