Regeringen lover ’digital opstrammer’

Digital Post, NemID og NemLog-In har i en årrække været årsagen til bøvl og administrativt besvær for mange virksomheder. Derfor har Dansk Erhverv i en årrække efterspurgt en opstramning af det offentliges digitale løsninger – senest ved at spille en række digitale forenklingsforslag ind til regeringens Virksomhedsforum for Enklere Regler. I forbindelse med at næste ”generation” af Digital Post, NemID og NemLog-In skal udvikles, har regeringen sat som mål, at virksomhederne skal spares for op mod 400 millioner kr. i administrativt bøvl.

En af de virksomheder, som har oplevet særligt meget bøvl med det offentliges digitale løsninger, er fødevaregrossisten Hørkram Foodservice. Her har økonomi- og HR-direktør, Lone W. Petersen, har haft sit hyr med administrationen af bl.a. NemID og Digital Post:

”Vi modtager langt over 100 mails i vores e-Boks om ugen, som dækker over alt lige fra fakturaer fra det offentlige, opkrævninger af vægtafgift og synsindkaldelser for deres mange køretøjer, beskeder vedrørende fødevarekontroller eller sagsdokumenter vedrørende sygedagpengerefusion eller andre medarbejderforhold."

"Som e-Boks fungerer i dag, er det ikke al post fra det offentlige, som er ”mærket”, eller hvor det fremgår af emnefeltet, hvad mailen vedrører. Derfor skal en del mails åbnes, for at vi overhovedet kan se hvem i vores organisation, som mailen vedrører. Derfor er det også kun få medarbejdere, der har rettigheder til at tømme vores e-Boks, fordi det på grund af systemet kræver, at vedkommende, der tømmer vores e-Boks også har rettigheder til at håndtere personfølsomme oplysninger.”

Blandt de forslag til digital opstramning, som Dansk Erhverv i efteråret spillede ind til Virksomhedsforum for Enklere Regler, var et særligt fokus at få øget brugervenligheden i e-Boks, sikret obligatoriske brugertests af indberetninger til Danmarks Statistik samt sikre bedre support til indberetningssystemer om NemRefusion og Efteruddannelse.dk. Et kerneproblem i de nævnte løsninger har netop været, at de ikke har været udviklet til at passe ordentligt ind i virksomhedernes arbejdsgange, og på den måde har den manglende brugervenlighed og bøvlet forbundet med de nuværende versioner af f.eks. Digital Post og NemID m.fl. fået mange af Dansk Erhvervs medlemsvirksomheder til at rive sig gevaldigt i håret.

Lone W. Petersen har ofte efterspurgt, at Digital Post udvikles til at fungere mere som de mailsystemer, som mange virksomheder allerede anvender i dag. Ellers bliver systemet ikke en integreret del af virksomhedens arbejdsprocesser, og i stedet bliver det en irriterende og administrativt tung opgave at håndtere:

”I e-Boks kan man f.eks. ikke videresende flere mails til samme modtager på én gang. Vi ender derfor med at videresende mails enkeltvis, hvilket også er irriterende for modtageren, som får en række identiske mails i stedet for én samlet fra e-Boks. Det er alle de små begrænsninger i systemerne, som hober sig op og i sidste ende resulterer i et stort tidsforbrug for os. Og når systemet ikke fungerer som de mailsystemer, der anvendes i de fleste virksomheder i dag, bliver man frustreret, særligt fordi det er et system, som det offentlige stiller krav om, at vi skal bruge. Når det så ikke fungerer bedre end det gør, vokser irritationen faktisk lidt hver eneste gang man skal have med e-Boks at gøre.”

”Det virker virkelig ofte som om mange af det offentliges digitale løsninger primært har været bygget til envejskommunikation fra det offentlige til virksomhederne, og det er enormt ressourcekrævende for os at håndtere, når man ikke har tænkt dem godt nok ind i forhold til de organisationer, der skal arbejde med systemerne i praksis”, fortsætter hun.

Lone W. Petersen bemærker derudover, at det offentlige har valgt NemID som tværgående identifikation, men at det undrer hende, at det offentlige vælger en løsning, som gør, at virksomhederne skal have penge op af lommen for at anvende den:

”Vi får godt nok et par medarbejdersignaturer gratis, men efter den anden eller tredje gratis signatur, skal vi betale for resten. Og når det offentlige har valgt, at medarbejdersignatur eller NemID er måden, hvorpå du logger på til alle offentlige digitale løsninger, kan vi ikke nøjes med de tre gratis signaturer. Bare indberetninger til Danmarks Statistik involverer mindst 10 forskellige medarbejdere i vores organisation, og de er jo tvunget til at logge ind med medarbejdersignatur, som vi så må betale for. Enten skulle medarbejdersignatur i så fald være gratis for virksomhederne, eller også skulle det offentlige overveje, hvorvidt det er så nødvendigt, at der logges på med medarbejdersignatur til f.eks. at kunne indberette til Danmarks Statistik, hvor alle data alligevel offentliggøres.”

Hun er derfor positivt stemt over for regeringens initiativ op at kigge de digitale løsninger grundigt efter i sømmene, så brugervenligheden kan komme i højsædet:

”Brugerinddragelse og brugervenlighed er jo afgørende for at få nogle løsninger, som vi virksomheder kan arbejde med i praksis. Man taler om at gøre det lettere at drive virksomhed, og derfor kunne vi bare håbe, at politikerne og ministerierne ville komme ud i virkeligheden og få en fornemmelse af, hvordan vi arbejder, før de udvikler de nye løsninger. Ellers risikerer vi at stå i samme situation eller med nye uhensigtsmæssigheder, når de opdaterede løsninger er færdige”, slutter hun.

I Dansk Erhverv er vi spændte på at se resultaterne af den bøvl-slankekur, som regeringen har lagt op til med den nye generation af Digital Post, NemID og NemLog-In:

”Når man fra det offentliges side stiller krav om, at alle virksomheder anvender løsninger som f.eks. Digital Post og NemID, men man ikke samtidig får udviklet de digitale løsninger, så de afspejler virksomhedernes arbejdsgange, udvikler ellers effektive digitale processer sig hurtigt til et grumt digitalt bøvlmonster”, forklarer Lisa Gundsø, politisk konsulent i Dansk Erhverv.

”Digital Post og NemID har ikke hidtil fungeret som optimale og effektive arbejdsværktøjer for virksomhederne, og når systemerne ikke passer til den virkelighed, som virksomhederne arbejder i, bliver den stærke og effektive digitale bro i kommunikationen imellem virksomheder og det offentlige aldrig færdigbygget. Men vi håber på, at regeringen tager de mange problemstillinger til efterretning, som vi længe har råbt højt om”, fortsætter hun.

Udviklingen af de nye generationer af Digital Post, NemID og NemLog-In sker netop nu, hvor de forskellige løsninger er i udbud. Dansk Erhverv følger arbejdet med udbuddene og videreudviklingen af løsningerne tæt frem mod lancering i 2020. 

Oplever du bøvl med offentlige digitale løsninger? Så kan du sende dem til Lisa Gundsø på lgu@danskerhverv.dk.