Spring til indhold

Samarbejde om udbud optimerer ressourcer og fremmer bæredygtighed i Region Sjælland

18. september 2023

Region Sjælland har i samarbejde med virksomheden FORTEM gennemført et udbud af et Klimapartnerskab, fordi regionen havde brug for flere og mere effektive indsatser og en dynamisk rådgiver til at levere ekspertviden i deres Klimasekretariat. Samarbejdet med FORTEM har resulteret i et udbud, der har optimeret regionens ressourcer, konsolideret regionens konsulentforbrug i ét partnerskab og forbedret beslutningsoplæg til politikerne.

Fakta om samarbejdet mellem FORTEM og Region Sjælland

Periode: Januar 2023 – april 2023

Parter: FORTEM og Region Sjælland

Løsning: Udbud om ekspertviden og -rådgivning til Region Sjællands klimasekretariat

Fagområde: Rådgivning

Samarbejdsmodel: Offentligt udbud

Kontaktpersoner: Jimmy Holst Rydahl, Partner i FORTEM & Jesper Lambert Nielsen, Funktionschef for Grøn omstilling og Klima i Region Sjælland

 

I Region Sjællands Klimasekretariat arbejder man for at, at regionen og dens 17 kommuner omstilles til at efterspørge og anvende mere grønne og klimarigtige løsninger.  Konkret hjælper Klimasekretariatet de mange kommuner og regionen med det store arbejde, der ligger i at lave klimahandlingsplaner, implementere dem og drive miljøprojekter. Det omfatter bl.a. reduktion af CO2-udledning, klimatilpasning, undersøgelse af risici i forbindelse med skybrud og vandstigninger samt konkrete planlægningsopgaver sammen med kommunerne.

Det er et specialiseret og vidensbaseret arbejde, der kræver rådgivning og sparring.

Samarbejde med FORTEM om at køre udbudsproces fra A til Z
Indtil for nylig har Region Sjællands Klimasekretariat gjort brug af mange forskellige eksterne rådgivere som er fundet gennem udbud eller tilbudsindhentninger, men det har været ressourcetungt - både i form af opstartsomkostninger ved nye samarbejder og i administrationstid.

Det startede som et tankeeksperiment, men langsomt begyndte idéen at tage form. Og så besluttede Klimasekretariatet at afsøge muligheden for at have én fast partner, der kunne rådgive dem om klimaindsatser. Den opgave som rådgivningspartner skulle dog sendes i udbud, og derfor indgik regionen et samarbejde med virksomheden FORTEM om at skrue et udbud sammen til netop deres behov:

”Vi havde brug for nogen, der havde god forstand på at udbyde opgaver og både kendte markedet, de offentlige og private aktører. Vi søgte nogen, der kunne varetage udbudsprocessen fra A til Z og lave en plug-and-play-løsning til vores organisation. Og det kunne FORTEM i den grad”, siger Jesper Lambert Nielsen, funktionschef for Klimasekretariatet.

Ved at indgå i tæt dialog og konkretisere Klimasekretariatets visioner til konkrete specifikationer udarbejdede FORTEM et udbud, der også for FORTEM selv var en spændende opgave:

”Sammen med Region Sjælland valgte vi at lave en absolut vægtning af kvalitet. Da deres Klimapartnerskab også skal kunne levere konkrete løsninger, valgte vi derudover at vedlægge en case, som tilbudsgiverne skulle løse og give deres bud på, og det indgik som en direkte del af tildelingen. Og inden vi sendte opgaven i udbud, lavede vi også en tilbudssimulering”, siger Jimmy Holst Rydahl, der er partner i FORTEM.

Både vægtningen på kvalitet, caseopgaven til tilbudsgivere og tilbudssimulering inden udbuddet blev sendt ud, gjorde ifølge både Jimmy Holst Rydahl og Jesper Lambert Nielsen, at huller i udbuddet blev elimineret og risikoen for annullering nedbragt:

”Vi brugte en konkret case, som vi vidste, der skulle bruges i vores reelle arbejde, for at få en fornemmelse af, hvad det var for nogle rådgivere, der sad på den anden side og bød på opgaven. Det var vigtigt for os, for det menneskelige aspekt skal man ikke glemme, når man skal indgå i et tæt samarbejde på lang sigt”, siger Jesper Lambert Nielsen.

Fra store visioner til konkrete krav
Et af de vigtigste elementer i samarbejdet med FORTEM var for Region Sjællands Klimasekretariat, at de var i stand til at konkretisere regionens store visioner for området.

”FORTEM var rigtig dygtige til at omsætte vores visioner og sætte sig ind i vores situation. Dermed opbyggede vi en tillid, hvor vi kunne udfordre hinanden, skære opgaven til de rigtige steder, få vores visioner til at give mening i en udbudskontekst og etablere en tryghed i forløbet”, mener Jesper Lambert Nielsen fra Region Sjællands klimasekretariat.

Ifølge FORTEM var det også en af årsagerne til, at samarbejdet med Region Sjælland var så interessant. Det var nemlig ikke en standardopgave, men gav tværtimod mulighed for at afprøve nogle nye og andre veje i udbudsverdenen. Som eksempel nævner Jimmy Holst Rydahl fokusset på bæredygtighed:

”Nu er der tale om et Klimasekretariat, der søger et aktivt partnerskab frem for blot en leverandør. Derfor tænkte vi også bæredygtighed og grøn omstilling direkte ind i udbuddet”, siger Jimmy Holst Rydahl og fortsætter:

”Tilbudsgiverne skulle derfor også fortælle, hvordan de vil arbejde med bæredygtighed som en del af rådgivningsopgaven. Det er en ny måde at tænke udbud på, men det er også den vej, markedet bør gå, og derfor har det været interessant at konkretisere”, afslutter han.

Projekt om plastsortering i Næstved Kommune i samarbejde med Region Sjællands Klimasekretariat.

I samarbejdet mellem Region Sjællands Klimasekretariat og FORTEM, der løb fra januar 2023 til april 2023, har der været en gnidningsfri kommunikation, høj grad af transparens og stærk vilje fra begge parter til at tænke i konkrete løsningsmodeller.

Nu er udbuddet afsluttet, og Jesper Lambert Nielsen fra Region Sjælland er yderst tilfreds med resultatet:

”Resultatet er, at vi har optimeret vores ressourcer og fremmer bæredygtighed her i regionen og blandt vores kommuner. Vi er superglade og tilfredse med resultatet af samarbejdet med FORTEM, og den tilbudsgiver, vi valgte, mærker vi også i dén grad et engagement fra”, afslutter Jesper Lambert Nielsen.

Gode råd til andre med et lignende samarbejde

Dansk Erhverv har spurgt FORTEM og Region Sjælland, hvad de har af gode råd til andre – både offentlige og private aktører – som ønsker at indgå i et lignende samarbejde.

  • Ræk ud efter hjælp om bæredygtighed. Bæredygtighed i offentlige udbud er komplekst og kræver ekspertviden. Tag derfor fat i nogle eksterne konsulenter eller rådgivere, der kan bistå med at udarbejde et udbud, der har viden om at omsætte bæredygtige visioner til konkrete kriterier.

  • Tænk ud af boksen. Gør brug af alternative modeller for udbuddet, f.eks. ved at lave en case eller tilbudssimulering. Inden opgaven sendes i udbud, kan det også være brugbart med workshops for at nå ind til kernen af opgaveløsningen.

Samarbejde i virkeligheden

Når det offentlige og private samarbejder, vinder Danmark. Sammen kan offentlige og private aktører drive bæredygtige løsninger, skabe nye og innovative erhvervseventyr og løfte kvaliteten på velfærds- og sundhedsområdet. Mulighederne er mange, og Dansk Erhverv har derfor samlet gode eksempler på, hvor langt vi kan rykke os, når vi samarbejder.

Samarbejde i virkeligheden

Nyhed

Bio-Symbiosen bringer erhvervsliv og kommune tættere på hinanden i indsatsen for at fremme biodiversitet

Elektronikvirksomheden Green Mind har en ambition om en grønnere og mere bæredygtig verden. Bio-Symbiosen sætter retning for individuelle og fælles handlinger på tværs af offentlige og private aktører.

Nyhed

Det gode børneliv er en investering: Memox, Den Sociale Investeringsfond og Vejle Kommune samarbejder om børns trivsel og udvikling

Den socialfaglige virksomhed Memox tilbyder rådgivning, støtte og vejledning til familier i udsatte situationer. Virksomheden har indgået et samarbejde med Vejle Kommune og Den Sociale Investeringsfond om en social effektinvestering, der skal hjælpe børn og familier, som har brug for ekstra støtte i hverdagen.

Nyhed

Lidl, Slagelse Kommune og Plant et Træ har sammen opført en skov på 20.000 træer: ”Biodiversitet er godt købmandskab”

For hver ny butik, Lidl åbner, planter de 1.000 nye træer. Samarbejdet om træplantning sker med Plant et Træ, og et konkret eksempel er Bi-skoven syd for Skælskør i Slagelse Kommune. Her står nemlig 7,5 hektar skov – alt sammen for at fremme biodiversiteten og give tilbage til den planet, Lidl lever af at sælge råvarer fra.

Nyhed

Mest klima for pengene: Aarhus Kommune får overblik over klimaaftryk i samarbejde med Konsido

Aarhus Kommune samarbejder tæt med virksomheden Konsido om forbrugsadfærd i forhold til kommunens klimaaftryk. Formålet med partnerskabet er at kickstarte et klimaparadigme, hvor data om kommunens klimaaftryk omsættes til konkrete indsatser og skaber lokalt ejerskab.

Nyhed

OSCAR-projektet vil styrke fremtidens sundhedsvæsen med bedre brug af sundhedsdata

En række private virksomheder og offentlige organisationer samarbejder i et innovationspartnerskab, OSCAR-projektet, om bedre brug af sundhedsdata til gavn for patienterne. Formålet er at fremtidssikre vores sundhedsvæsen. Det skal bl.a. ske gennem innovative prismodeller for nye lægemidler, mere præcisionsmedicin og datagenbrug i forskning. Dansk Erhverv har interviewet tre af parterne: Roche Pharmaceuticals, DataFair og Rigshospitalet.

Nyhed

KFUK’s Sociale Arbejde og Esbjerg Kommune hjælper socialt udsatte ved at etablere Reden i Esbjerg

I samarbejde med Esbjerg Kommune har KFUK’s Sociale Arbejde etableret Reden Esbjerg. Reden Esbjerg støtter socialt udsatte ved at give et trygt rum og værested, og samarbejdet mellem KFUK’s Sociale Arbejde og Esbjerg Kommune har været præget af gensidig vilje, mod på at tænke nyt og kreativitet.

Nyhed

Samarbejde om udbud optimerer ressourcer og fremmer bæredygtighed i Region Sjælland

Region Sjælland har i samarbejde med virksomheden FORTEM gennemført et udbud af et Klimapartnerskab, fordi regionen havde brug for flere og mere effektive indsatser og en dynamisk rådgiver til at levere ekspertviden i deres Klimasekretariat. Samarbejdet med FORTEM har resulteret i et udbud, der har optimeret regionens ressourcer, konsolideret regionens konsulentforbrug i ét partnerskab og forbedret beslutningsoplæg til politikerne.

Nyhed

”Den gode relation og ærlige dialog er vejen frem”. I Hjørring Kommune giver samarbejdet med CEKURA tryghed og kernevelfærd for borgerne

Virksomheden CEKURA leverer vagtcentralservice til nødopkald for borgerne i Hjørring Kommune. Samarbejdet betyder, at CEKURA modtager, monitorerer og sorterer opkald fra borgerne døgnet rundt og sørger for at informere kommunens personale, hvis borgeren har brug for hjælp, som derefter besøger dem. Samarbejdet er funderet på den gode relation, ærlige dialog og fælles mål om at frigive tid og ressourcer til pleje og omsorg for borgerne.

Nyhed

Mobile og fleksible bygninger til Skovskolen på Djursland skaber bæredygtige og gode undervisningsmiljøer

Virksomheden Mobilhouse leverer fleksible, modulopbyggede bygninger, der samtidig er svanemærkede og kan genbruges. Den mulighed har Københavns Universitet gjort brug af på Djursland, da der skulle etableres en ny professionsuddannelse på Skovskolen i et grønt og naturskønt miljø.

På agendaen

Botilbuddet Åse Marie: Samarbejde skaber særlig kontakt for de udsatte

Den tredje onsdag i hver måned kører to medarbejdere fra Køge Kommune til Botilbuddet Åse Marie. Her yder de borgerservice til voksne med sindslidelser og aktivt misbrug. Besøgene på botilbuddet betyder, at borgerne mødes i trygge omgivelser med pædagogiske kompetencer til stede.

Kontakt

Offentlig-Privat Samarbejde

Malene Jæpelt

Fagchef for offentlig-privat samarbejde